これが正解!無料でも使えるナレッジベースツール11選|導入メリットも紹介

企業経営において近年注目されているものに、「ナレッジ」があります。「ナレッジ」は企業の競争力を高め、価値を向上させるために活用されており、その活用方法のひとつとして「ナレッジベース」を取り入れる企業も増えています。
そこで今回はナレッジベースについて、おすすめツールや導入企業例を交えながら詳しくご紹介しましょう。

目次

ナレッジベースとは?

ナレッジ・ナレッジマネジメントとは

ナレッジベースについて知るにあたって、まずは「ナレッジ」「ナレッジマネジメント」という言葉について、どのようなことを指すのか押さえておきましょう。

ナレッジ
知識、知見。経験やノウハウなど、組織にとって付加価値を持つ情報のこと。「knowledge(ノウレッジ)」から派生した和製英語。
ナレッジマネジメント
個人や組織が持つナレッジを企業内で共有・活用する経営手法のこと。企業の生産性・優位性向上に有効。

ビジネスにおけるナレッジは知識や情報を指し、ナレッジマネジメントはその知識や情報を活用して行う経営手法を指します。
企業では、業務経験の中で各従業員が知識やノウハウ、つまりナレッジを身につけていきます。しかしそのままでは、培われたナレッジは個々の従業員だけの情報として終わってしまいます。

そこで、個々の従業員が持つナレッジを情報として活用しようと生まれたのが、ナレッジマネジメントです。ナレッジマネジメントでは、各従業員や各組織の持つナレッジを情報として収集・蓄積し、企業内で共有します。「有益な情報をより多くの従業員が活用すること」、また「企業としての知的財産を蓄積すること」が、ナレッジマネジメントの主な目的です。

ナレッジベースとは

次に、ナレッジベースについてご説明します。

ナレッジベース
ナレッジのデータベースのこと。ナレッジを蓄積し、必要な時に活用するため、システムとして導入される。

ナレッジベースは、ナレッジマネジメントの一手法です。収集したナレッジを情報として蓄積しデータベース化することで、必要な時に必要なナレッジの共有および活用が円滑に行えます。

そもそも個人が持つナレッジは暗黙知(※1)であり、そのままの形で情報として扱うことは困難です。そこで、ナレッジベースには暗黙知を形式知(※2)に変換した情報を蓄積していきます。つまり、誰でも理解できる内容の情報ボックスとしてナレッジベースは機能しており、主に企業内に向けたシステムとして利用されています。

※暗黙知
文字や数字で表しにくい情報のこと
※形式地
文字や数字で表せる情報のこと

メリット・デメリット

ナレッジベース導入のメリット

ナレッジベースの導入は、企業にとって有益です。そこでここでは、ナレッジベース導入における主なメリットを3つご紹介しましょう。

1.必要な時に必要な情報をスピーディーに得ることができる

ナレッジベースが導入されていれば、従業員は端末から検索するだけで、必要な時に必要な情報を得ることができます。複雑な業務内容の情報や専門的な情報が必要でも、わざわざ専門の担当者に聞く必要はありません。速やかに問題や疑問を解決でき、人に聞くことによる業務の滞りも防止できることは、ナレッジベースの大きなメリットです。

2.業務の均質化が可能でき、属人化も防止

ナレッジベースにはあらゆる情報が蓄積されており、ナレッジベースを活用すれば、全ての従業員が同じナレッジを手にできます。これにより、手順や時間にばらつきが出やすかった業務を、従業員全員が同じ手順・時間で進められるようになり、業務の均質化・効率化が叶います。
さらに、ナレッジベースの情報を活用すれば、業務の属人化を防ぐこともできます。

3.部署を跨いだ情報共有が可能

ナレッジベースがあれば、部署を跨いだ情報共有がしやすくなります。ある部署が得た情報を他の部署でも活用できれば、市場ニーズに合った取り組みや成功・失敗パターンの学習、適切な顧客対応などを、全ての部署で迅速かつ的確に行うことができます。
これは、部署によって方向性や顧客対応に差を出さないためにも有効です。

ナレッジベース導入のデメリット

ナレッジベース導入には多くのメリットがあります。しかしその一方で、デメリットになり得る点も存在します。ここでは、ナレッジベース導入におけるデメリットを2点ご紹介しましょう。

1.管理・アップデートを続けていく必要がある

ナレッジベースをうまく活用していくためには、導入後にも管理やアップデートを続けていかなければなりません。
ナレッジは、日々の業務で蓄積され、場合によっては既存ナレッジの変更も起こります。最新の情報が入力されていなければナレッジベースは機能しないため、ナレッジの蓄積や変更に合わせて常にナレッジベースを管理することが、ナレッジベースの有効活用には必須です。
よって、管理の労力がかかる点は、ナレッジベース導入のデメリットとも取れるでしょう。

2.ツールによってはコストがかかる

ナレッジベース導入にあたっては、自社ツールを構築したり、既存ツールを利用したりすることになりますが、これには当然コストがかかります。導入コストの他、月額料金が発生する場合もあるでしょう。ある程度のコストがかかるという点は、ナレッジベース導入のデメリットです。
また、ツールによって使いやすさにも差があるため、コストと使いやすさの兼ね合いも重要でしょう。

期待される効果

ナレッジベースの導入には、前述のようなメリットがあります。そして、そのようなメリットにより企業全体に期待される効果としては、以下のようなことが挙げられます。

業務効率化

メリットでも触れましたが、ナレッジベースの導入により知識ベースで業務を進められるようになれば、以下のような効果が得られます。

  • 迅速な疑問解決
  • 業務の均質化
  • 人に聞くことによる業務の滞りを解消
  • 業務属人化の防止
  • 成功パターンの共有

このような効果により、企業全体の業務効率化が叶います。また、これらは従業員全体のレベルアップやコストカットにも繋がります。

顧客満足度・従業員満足度アップ

ナレッジベース導入によって、的確に顧客ニーズを汲んで業務に生かしたり、均質的な顧客対応ができたりするようになれば、顧客満足度は向上します。
また、業務が効率化することによって従業員の負担が減れば、従業員はプライベートの時間を確保しやすくなります。さらに、業務効率化によるコストカットは、従業員の給与アップにも繋がるでしょう。
このように、ナレッジベース導入は、顧客満足度だけでなく、従業員満足度向上にも効果的です。

企業競争力の向上

ナレッジベース導入で業務が効率化し、従業員のレベルが向上、さらに顧客からの評価が上がり、かつ従業員にも愛される企業になれば、その企業の価値は高まります。また、ナレッジベースに有益な情報が蓄積されていけば、それは企業の財産になります。
企業価値が高く有益な財産を持っている企業は、当然企業競争力も向上し、安定した経営を続けていける可能性は高くなるでしょう。
このように、ナレッジベース導入には最終的効果として、企業価値および企業競争力の向上も期待できます。

ナレッジベースツールの主要な機能

ナレッジ活用の重要性を受け、現在では多くのナレッジベースツールがリリースされています。各ツールによって機能はさまざまですが、多くのツールに共通して見られる主要な機能は、大きく以下の2種に分けられます。

データベース機能 既存の情報がデータベース化された一般的なナレッジベース機能。利用者は検索により必要な情報を得られる。 検索システム、マニュアル、FAQなど
グループウェア機能  従業員同士の情報共有が可能になる機能。 チャットやメッセージ、コメント、共有ファイル、プロジェクト・スケジュール管理など

多くのツールには、一般的なナレッジベース機能に加え、従業員同士のスムーズな情報共有を可能にするグループウェア機能が搭載されています。
ただし、同じ機能でもツールによって使い方は異なります。そのため、ツール選定時には「希望する機能が搭載されているか」だけではなく、「機能の使いやすさ」についても確認しておく必要があるでしょう。

ツールを選ぶ時のポイント

近年のナレッジベースツールは、多様なものがリリースされています。数多くのツールから自社に合ったものを選定するには、以下のようなポイントに気をつけましょう。

使いやすさ(活用、更新)

ナレッジベースツールは、従業員によって活用され、さらに内容が更新されていくことによって、ツールとしての効果を発揮します。
しかし、活用や更新にあたっての使い勝手が悪ければ、ツールはやがて使用されなくなってしまいます。
よって、ナレッジベースツール選定時には、まずは活用・更新にあたってのツールの使いやすさを重視するようにしましょう。

業務にマッチした機能があるか

ナレッジベースツールは、各ツールによって搭載されている機能が異なります。そのためツール選定にあたっては、自社業務にマッチした機能があるか、自社業務の問題を改善できる機能があるかということもポイントにしましょう。
例えば、チームでプロジェクトを進める場合にはプロジェクト管理機能があるもの、複雑な業務を説明したいのであれば視覚効果に特化したものなどを選定ポイントにします。また、海外とのやり取りが多い場合には、翻訳機能があるものも便利です。

コミュニケーションの取りやすさ

多くのナレッジベースツールには、従業員同士のナレッジをスムーズに共有できるようコミュニケーション機能が搭載されています。リモートワークが増加している中、ツールを用いたコミュニケーションは円滑な業務の鍵です。
チャットやコメント機能など、それぞれのツールでコミュニケーション機能の形式は異なるため、ツール選定においては、自社にとってのコミュニケーションの取りやすさもポイントになります。

コスト

ナレッジベースツールは、長期にわたって運用していくものです。よってツール選定にあたっては、コスト面でのマッチングにもこだわる必要があります。
既存ツールを使用するか自社ツールを立ち上げるか、またツールの機能や使用人数などによってコストは大きく変わります。予算とツール内容の兼ね合いも、ツール選定における重要なポイントです。

おすすめナレッジベースツール

ここからは、実際にリリースされているナレッジベースツールの中から、おすすめツールを11種ご紹介しましょう。

おすすめナレッジベースツール

ナレッジベースサービスを提供しているツールは多数存在します。ツールによって、サービスの使い心地や機能性、コストは異なるため、ツールを利用する際には慎重な見極めが大切です。
ここでは、実際に多くの企業に利用されているおすすめツールを4種ご紹介しましょう。

ノートツール|Googleドキュメント

GoogleドキュメントはGoogleアカウントさえあれば誰でも無料で作成・閲覧可能なメモ共有ツールです。エクセルやワードと使い方が非常に似ているため、すぐに活用出来るでしょう。

スマホ・タブレット・パソコンなど多くのデバイスで利用可能なので、どこにいてもドキュメントにアクセスしてメモの共有が出来ます。さらに自動保存機能が用意されていることから「保存」をしなくても最新の状態を記録し、変更履歴も作成されます。

有料のビジネスプランでは、より強固なセキュリティと高性能な検索機能が用意されています。

【Google ドキュメントの料金プラン】

・パーソナル:無料
個人での利用に最適なプラン

・Business Standard:月額 ¥1,360 / ユーザー
ビジネス向けプラン。Google ドキュメントは Google Workspace に含まれています。

 

ノートーツール|Notion

Notionはドキュメントや表計算、プロジェクト管理など、多くの機能が利用できるメモ共有ツールです。各種マニュアルや議事録、タスク管理など、チーム内のあらゆる面での情報共有に利用できます。

業務に合わせて多数のテンプレートが公開されているため、多機能であっても簡単に使い始められる点も特徴です。

料金プランは無料プランと3種類の有料プランが用意されており、チームプランは無料トライアルが利用できます。

【Notionの料金プラン】

・パーソナル:無料
個人向け・5人のゲストと共有可能・ファイルアップロード5MBまで

・パーソナルPro:$4 / 月額(年間一括払い)、$5 / 月額(月々払い)
無制限のゲストと共有可能・ファイルアップロード無制限・30日間のバージョン履歴

・チーム:$8 / 月額(年間一括払い)、$10 / 月額(月々払い)
無制限のチームメンバー・同時編集可能・共有許可・管理者向け機能

・エンタープライズ:要見積
SAML SSO・SCIM・監査ログ・高度なセキュリティ設定

マニュアル・ノートツール|toaster team トースターチーム

社員・スタッフの知識・経験を見える化・仕組み化し、社内のあらゆる業務に関する情報をクラウドで一括管理できるクラウドサービス。誰でも簡単にマニュアル作成・共有が行え、作成したマニュアルをボタンひとつでタスク化できるのも特徴です。またノート機能を利用することでチーム全員でメモ・ノートを作成、共有することができます。

画像や動画、外部コンテンツとの連携に対応しており、柔軟なドキュメント作成ができます。また、共同編集機能や用語集機能、グループ作成機能なども搭載されていて使いやすく、セキュリティに重きが置かれているのも特徴です。

【toaster teamの料金プラン】

14日間無料トライアルを提供

・ライトプラン/月額35,000円(50名分のアカウント)
マニュアルがない、定着していない会社様におすすめのプラン

・ スタンダードプラン/月額60,000円(100名分のアカウント)
効率的な社員教育・アルバイトの積極採用の会社様におすすめのプラン

・ビジネスプラン/月額120,000円
大規模・多店舗展開・外国人採用に積極的な会社様におすすめのプラン

https://toaster.how

ノートツール|Dropbox Paper

Dropbox Paperは、データの保存・共有のためにある従来のDropboxに、作成機能が追加されたメモ共有アプリです。アプリだけでなくブラウザ版も用意されているため、さまざまなデバイスで使用が可能でしょう。

動画やGoogleマップの挿入が出来るため、精度の高いメモが簡単に作成出来ます。コメント機能には通常のコメント以外にも「対応済」「未対応」のステータスの選択が可能なので、多くのメモを確認する必要がある環境でも利用しやすいメモ共有アプリです。

【Dropbox Paperの料金プラン】

DropboxPaper はDropboxの機能のひとつのため、Dropboxの契約が必要です

・無料プラン:月額 0円/ユーザー
・plus 個人向け:月額  1,500円 / ユーザー
・Standard 成長中のチーム向け:月額  1,800円 / ユーザー
・Advance 複雑なチーム向け:月額 ¥2,880円 / ユーザー

 

ノートツール|Confluence

Confluenceはチームの情報共有やプロジェクト管理が可能なメモ共有ツールです。

作成したドキュメントを階層構造で整理できたり、ラベルを付けて管理できたりと、すぐに必要な情報にアクセスできます。そのほかにも用途別のテンプレートやSlack、Google Driveといった外部ツールとの連携機能など、簡単かつスムーズに情報共有を実現する機能が備わっています。

料金は無料プランと3種類の有料プランが提供されており、有料プランは無料トライアルが利用できます。

【Confluenceの料金プラン】

・Free:無料
10ユーザーまで・2GBのファイルストレージ

・Standard:¥660 / ユーザー / 月額
35,000ユーザーまで・250GBのファイルストレージ・

・Premium:¥1,250 / ユーザー / 月額
35,000ユーザーまで・無制限のファイルストレージ・管理機能・セキュリティ機能

・Enterprise:要見積もり
35,000ユーザーまで・無制限のファイルストレージ・管理機能・セキュリティ機能・サイト数無制限

 

ノートツール|Scrapbox

Scrapboxは共有性の高さが特徴のメモ共有ツールです。ページ内の単語をリンク化することで、欲しい情報にすぐにアクセスできます。複数ユーザーによる同時編集や、画像・動画等の添付にも対応しており、業務マニュアルや日報、雑記など、様々な用途で活用可能です。

SSL暗号化通信による情報保護や、SSO認証など、企業で利用する際にも安心なセキュリティである点もポイントです。

Scrapboxでは2種類の無料プランと、ビジネス向けに2つの有料プランが提供されています。

【Scrapboxの料金プラン】

・PUBLIC PROJECTS ARE FREE:無料
誰でも内容を閲覧できる「公開プロジェクト」を利用できるプラン

・PERSONAL / EDUCATION:無料
個人や非営利での利用に限定したプラン

・BUSINESS:¥1,100 / 月額 / ユーザー
ビジネス向けプラン。100ページまでは無料で試用可能。

・ENTERPRISE:要見積
大企業向けプラン。自社環境および独立したクラウド環境での利用が可能。

 

ノートツール|esa

esaはチームで情報を整理することをコンセプトに開発されたメモ共有ツールです。情報を共有する際に、ついつい完璧に情報を整理しようとしてしまって、いつまでたっても公開できない、といった悩みは珍しくありません。

esaではこうした課題を解決するWIP(書き途中)というステータスが設定できるのが特徴です。まずは気軽に途中段階のものをチームへ共有して、チームで情報を「育てる」という発想で設計されています。

料金プランは1ユーザーあたり月額500円のシンプルなプランとなっています。チーム作成月から2ヶ月後の月末までは無料トライアルとして料金が発生しないので、気軽に試してみることも可能です。

 

ノートツール|Qiita Team

Qiita Teamはエンジニア向けのコミュニティサービス「Qiita」を提供するQiita株式会社から提供されているメモ共有ツールです。エンジニアだけでなく、社内全体での情報共有やナレッジの蓄積を簡単に実現できます。

作成した情報に対して絵文字やコメントでフィードバック・リアクションが可能なため、コミュニケーションの活性化にもつながります。

Qiita Teamではメンバー数に応じた6つの有料プランが提供されており、30日間の無料トライアルも用意されています。

【Qiita Teamの料金プラン】

・Personal:¥500 / 月額
メンバー上限1人の個人向けプラン

・Micro:¥1,520 / 月額
メンバー上限3人

・Small:¥4,900 / 月額
メンバー上限7人

・Medium:¥7,050 / 月額
メンバー上限10人

・Large:¥15,300 / 月額
メンバー上限17人

・Extra:¥15,300 / 月額
メンバー上限17人以上(18人目以降は月額720円 / 人が追加で発生)
IPアドレス制限、請求書払いに対応

 

ノートツール|DocBase

DocBaseは社内での情報共有をスムーズにするメモ共有ツールです。同時編集やMarkdown対応の使いやすいエディタに加え、テレワークにも対応する各種機能が用意されており、日報や議事録、マニュアル、企画書など、社内の様々な場面で利用可能です。

シングルサインオンや2段階認証、操作履歴の保存といったセキュリティを高める機能もあるため、企業での利用においても安心して利用できます。

DocBaseではメンバー数に応じた5つの有料プランが提供されており、30日間の無料トライアルも用意されています。

【DocBaseの料金プラン】

・スターター:¥990 / 月額
ユーザー数上限3人・ストレージ3GB

・ベーシック:¥4,950 / 月額
ユーザー数上限10人・ストレージ10GB

・レギュラー:¥9,900 / 月額
ユーザー数上限30人・ストレージ30GB

・ビジネス100:¥21,450 / 月額
ユーザー数上限100人・ストレージ100GB

・ビジネス200以上:ユーザー数に応じて変動

 

ノートツール|NotePM

NotePMは社内のナレッジを蓄積するためのメモ共有ツールです。Web上で簡単にマニュアルなどのドキュメントを作成して共有できます。ツール内で画像の編集も可能なため、操作画面など、画像に説明を書き込んで説明するマニュアルなども簡単につくれるほか、動画を貼り付けて共有することも可能です。

本文だけでなく、WordやExel、PoperPoint、PDFなどのファイルの中身も全文検索できるため、必要な情報にすぐにアクセスできるのも特徴の1つです。

NotePMではメンバー数に応じた6つの有料プランが提供されており、30日間の無料トライアルも用意されています。なお、閲覧のみであればユーザー数の3倍までの人数は無料で利用できます。

【NotePMの料金プラン】

・プラン8:¥4,800 / 月額
ユーザー数上限8人・ストレージ80GB

・プラン15:¥9,000 / 月額
ユーザー数上限15人・ストレージ150GB

・プラン25:¥15,000 / 月額
ユーザー数上限25人・ストレージ250GB

・プラン50:¥30,000 / 月額
ユーザー数上限50人・ストレージ500GB

・プラン100:¥60,000 / 月額
ユーザー数上限100人・ストレージ1TB

・プラン200以上:ユーザー数に応じて変動

 

ノートツール| Stock

Stockはシンプルな操作と機能で、IT知識のない人でも簡単にチームの情報を残すことができるメモ共有ツールです。情報のストックだけでなく、タスク管理やメッセージの送受信ができ、チームの情報共有やナレッジの蓄積が可能となります。

シンプルな機能であるものの、SlackやEvernote、メール転送など外部連携の機能や、バックアップデータの保持、誤削除防止など、チームでの利用に便利な機能は搭載されているため、簡単かつ便利に利用できます。

Stockは無料プランに加えて、標準機能のビジネスプランが4つと管理・セキュリティを強化できるエンタープライズプラン4つの系9プランが提供されています。

エンタープライズプランではアクセスログやデータエクスポート、IPアドレス制限、SSOなどより管理やセキュリティを強化できる機能が用意されています。また、銀行振り込みへも対応している点もポイントです。

【Stockの料金プラン】

・フリープラン:無料
ノート数累計20ノートまで・メンバー数無制限・ストレージ1GB

<ビジネスプラン>
・ビジネス5:¥2,480 / 月額(年間一括払い)、¥2,980 / 月額(月々払い)
ノート数無制限・メンバー数5人まで・ストレージ30GBまで・誤削除防止機能・2段階認証

・ビジネス10:¥4,980 / 月額(年間一括払い)、¥5,980 / 月額(月々払い)
ノート数無制限・メンバー数10人まで・ストレージ80GBまで・誤削除防止機能・2段階認証

・ビジネス20:¥9,800 / 月額(年間一括払い)、¥11,800 / 月額(月々払い)
ノート数無制限・メンバー数20人まで・ストレージ150GBまで・誤削除防止機能・2段階認証

・ビジネス30以上:ユーザー数に応じて変動

<エンタープライズプラン>
・エンタープライズ5:¥4,800 / 月額(年間一括払い)、¥5,800 / 月額(月々払い)
ノート数無制限・メンバー数5人まで・ストレージ100GBまで・誤削除防止機能・2段階認証・アクセスログ・SSO・銀行振込・専任サポート

・エンタープライズ10:¥9,800 / 月額(年間一括払い)、¥11,800 / 月額(月々払い)
ノート数無制限・メンバー数10人まで・ストレージ200GBまで・誤削除防止機能・2段階認証・アクセスログ・SSO・銀行振込・専任サポート

・エンタープライズ20:¥19,800 / 月額(年間一括払い)、¥22,800 / 月額(月々払い)
ノート数無制限・メンバー数10人まで・ストレージ400GBまで・誤削除防止機能・2段階認証・アクセスログ・SSO・銀行振込・専任サポート

・エンタープライズ30以上:ユーザー数に応じて変動

 

導入企業例

ナレッジベース導入企業例1.大手住宅設備会社A社の場合

全国各地に複数の工場を持つA社だが、同じ業務を行う工場であっても、工場同士でノウハウが全く共有されていないという問題点を抱えていた。それまでにもナレッジシステムはあったが、データベースが複数に分かれており、活用しきれていなかった。
そこでA社は、一元型ナレッジベースを導入することにした。ナレッジベースは導入後の運用が重要なので、従業員のモチベーションを維持するためのコミュニケーション機能を多く活用し、質の高い投稿は表彰されるような仕組みを構築した。これにより質の高い情報が集まり、情報を求めて活用者が増加するという流れが生まれ、現在でも情報の提供と活用が活発に行われている。

ナレッジベース導入企業例2.空調設備会社B社の場合

B社は国内だけでなく、海外にも100近い生産拠点を抱えており、企業をあげての取り組みのひとつとして環境対策に力を入れている。この環境対策は各拠点でも進められており、より環境対策を進めるためには、海外拠点との情報共有が求められた。
そこでB社は、各拠点で行われている優れた取り組みや改善事例を共有するために、ナレッジベースを導入した。海外拠点とのやり取りになるため、翻訳機能を持つツールを選択し、日本語・英語・中国語の3ヶ国語で情報共有を開始した。ツール導入前には海外拠点からのメールを翻訳し1つずつ返信していたが、その手間はぐっと減り、業務の効率化も叶った。
環境対策をより効果的でスムーズに進めるため、B社は世界中の拠点でツールを活用している。

まとめ

ナレッジベースは、ナレッジマネジメントの代表的で有益な手段です。うまくナレッジベースを活用できれば、企業価値や企業競争力を向上させることも可能です。

ただし、ナレッジベースを有効活用するためには、ツール選定や導入後の管理が大切です。自社にとって利用しやすく管理もしやすいツールを選び、最大限にナレッジを共有・活用できる環境整備を行いましょう。

「toaster team トースターチーム」なら、業務手順書やマニュアル、業務プロセス、ワークフローを誰でも簡単に作成できます。社員・スタッフの知識・経験を見える化・仕組み化し、社内のあらゆる業務に関する情報をクラウドで一括管理できます。新人の即戦力化や業務の属人化の解消を通じて、組織の業務効率化と生産性向上につながるため、是非ご検討ください。

よかったらシェアお願いします 🐕‍🦺
  • URLをコピーしました!
  • URLをコピーしました!
目次