一般的な企業では、毎月または毎週など定期的に営業会議を行っているところが多いと思います。営業会議は、目標や成果の確認、成功例や改善案の共有などを目的として実施されますが、データや書面のやり取りに多くの時間を割いたり、度々本題から外れて終了予定時間を大幅にオーバーしたりするなど、時間を浪費するだけの無意味な営業会議を行っているところもあるでしょう。
営業会議を時間の無駄にしないためには、会議の役割を明確にし、正しい進め方をする必要があります。この記事では、効果的な営業会議の進め方と議題例を紹介します。現在の営業会議に問題や不満を感じているのであれば、ぜひ参考にしてください。
効果的な営業会議の進め方
現在の営業会議が非効率で得られるものが少ないと感じている場合、営業会議の進め方自体が間違っている可能性があります。ここでは、効果的な営業会議の進め方を具体的に説明します。
1. 営業会議の目的を明確にして共有する
効果的でない会議では、参加者が営業会議の目的を知らないまま会議に参加している場合が多いです。営業会議自体の目的を知らずに「毎回参加しろと言われているから仕方なく参加する」という姿勢では、参加者も開催者も得られるものがなくなってしまいます。
また、ただ営業成績の報告をするために多くの時間を浪費している営業会議も存在します。複数のチームが細かく営業成績の報告を行えば、それだけで何十分もの時間が必要になるのです。
本来、営業会議は営業成績の報告会ではなく、営業部門全体の成績を向上させるために行われるものであり、そのための施策や戦術を話し合う場所です。参加者全員で営業会議の目的を共有し、その目的が達成できる会議を開きましょう。「何のために開催される会議なのか」を知ることによって、開催者が設定すべき会議の内容が決まるだけでなく、参加者の姿勢も変わります。
2. 営業会議の参加者は必要最低限に絞る
「営業会議なのだから、営業担当を全員参加させるべきだ」という考えは間違いです。営業担当が会議に参加するということは、コア業務である営業活動がストップしていることになります。リーダーのみで話し合うべき内容に営業担当全員を参加させる必要はありません。
もちろん、営業担当の意見を募ることを目的とした会議であれば全員参加も検討すべきですが、基本的には最小限の人員のみを参加者に設定します。会議の場に営業担当を集めるよりも、営業会議の議事録を共有した方が、営業担当一人ひとりのコア業務の時間を減らすことなく、効率良く情報が共有できるでしょう。
3. 営業会議の議題を事前に共有しておく
営業会議では参加者から意見を募ることが多いですが、何を話し合うのかが事前に共有されていなければ、参加者は自分の考えをまとめる時間が取れません。営業会議中に、参加者が内容を理解するために必要な時間や考えを整理するための時間を削減するためには、事前に議題や会議で使用予定の資料を共有しておきましょう。議題が事前に共有された営業会議は、無駄な時間なくスムーズに進められます。
4. 役割分担をして営業会議を進める
その他の会議にも言えることですが、会議を円滑に進めるためには事前に役割分担をしておく必要があります。具体的には、会議を進める進行役、会議を記録する記録者、会議の時間を管理するタイムキーパーなどが会議の役割の例です。この役割を毎回同じメンバーが行うのではなく交代制にすることで、どのメンバーも能動的に会議に参加できるようになるでしょう。会議の内容や人数によっては、タイムキーパーを進行役が兼任することも可能でしょう。
5. 営業会議の予定時間を厳守する
営業会議の後に参加者が別の予定を設定できるよう、営業会議は必ず予定の時間内に終わらせなくてはいけません。もし、営業会議の終了予定時刻になっても結論が出なかったり、話がまとまらなかったりするのであれば、一旦会議を終了し、別の日程を用意するべきかどうか判断しましょう。会議の終了予定時刻が過ぎていることに触れず、ダラダラと会議を続けないようにしてください。
効果的な営業会議の議題例
ここからは、効果的な営業会議の議題例を紹介しましょう。現在の営業会議を効果的な会議に改善したいと考えているのなら、ぜひ参考にしてください。
例1: 営業目標や戦略の共有
営業会議の基本的な議題である「営業目標や戦略の共有のための営業会議」では、営業部門全体が目指している目標と、目標を達成するための戦略を参加者に理解させます。営業担当に抽象的な目標だけを伝えるのではなく、営業会議に参加したメンバーがすぐに動き出せるような具体的な戦略を用意すると良いでしょう。そのためには、会議中に質疑応答の時間を設けて、参加者が不明点を全て解決できるようにしてください。
例2: 問題や課題発生時の対応と予防策・改善策について
営業活動を進める中では、何らかの問題や課題が発生することがあります。発生した問題や課題の対応を共有し、予防策・改善策の話し合いをするための営業会議も有効です。営業会議で決定した予防策・改善策を営業部門で共有すれば、再発防止に役立ちます。また、問題が発生する懸念のある場面を営業現場から集めることで、問題が発生すること自体を予防する対策も考えられるでしょう。
例3: 成功事例・失敗事例の共有
営業担当のスキルは人によって異なりますが、営業活動における成功事例や失敗事例を共有することで、営業部門全体のスキルアップが期待できます。特に新人の営業担当が営業経験豊富なトップセールスの成功事例を参考にすることは非常に重要です。優れたノウハウが共有されれば、今後の営業戦略の改善にも役立ちます。
例4: 新たな戦略を練る
今採用している営業戦略を見直し、目標達成が難しそうな戦略の改善や軌道修正を行います。目標達成の見込みが立っている場合には、この営業会議を設定する必要はありません。あくまで予定された目標の達成が難しいと判断された時のみに開催すると良いでしょう。
営業会議の効率化ツールの活用
SFAツールの利点
SFA（営業支援システム）を活用することで、情報共有の時間を削減し、営業会議の効率を大幅に向上させることができます。SFAは、顧客情報、商談情報、売上情報などを一元管理できるシステムです。SFAを活用することで、営業担当者は必要な情報をいつでもどこでも確認でき、情報共有の時間を大幅に削減することができます。
また、SFAには、営業活動の進捗状況を可視化したり、顧客とのコミュニケーション履歴を管理したりする機能もあります。これらの機能を活用することで、営業会議の質を高め、営業活動の効率性を向上させることができます。
コミュニケーションツールの活用
コミュニケーションツール(SlackやTeamsなど)を使って会議前後の情報共有を行うことで、会議時間を短縮し、チーム内のコミュニケーションを円滑にすることが可能です。これらのツールを活用することで、会議前に議題や資料を共有したり、会議後に議事録やアクションプランを共有したりすることができます。これにより、会議時間を短縮し、チーム内のコミュニケーションを円滑にすることができます。
また、ファイル共有機能やチャット機能など、様々な機能が備わっています。これらの機能を活用することで、会議の効率性をさらに向上させることができます。
情報の一元管理
営業会議で使用する資料や議事録を一つの場所にまとめることで、情報の抜け漏れを防ぎ、効率的な情報管理を実現します。営業会議で使用する資料や議事録を一つの場所にまとめることで、必要な情報をいつでも簡単に確認することができます。これにより、情報の抜け漏れを防ぎ、会議の効率性を向上させることができます。
資料や議事録を管理する場所としては、共有フォルダやクラウドストレージなどが考えられます。チームにとって最適な方法を選び、情報を一元管理しましょう。
まとめ
持続的な改善の重要性
営業会議の効率化には持続的な改善が不可欠です。常に会議の進め方や内容についてフィードバックを収集し、改善を続けましょう。営業会議は、チーム全体で改善を続けることで、より効果的なものになります。
会議の進め方や内容について、参加者からフィードバックを収集し、改善点を洗い出しましょう。例えば、会議の時間が長すぎる、議題が明確でない、議論がまとまらないなどの問題点があれば、改善策を検討し、次回の会議に反映させましょう。
チーム全員の協力
効果的な営業会議には、チーム全員の協力とコミットメントが必要です。一人一人が積極的に参加し、会議の質を高める意識を持ちましょう。営業会議は、チーム全員で作り上げていくものです。
一人一人が積極的に参加し、意見を出し、議論に参加することで、より効果的な会議になります。また、会議の目的を理解し、目標達成に向けて努力することが重要です。チーム全員が協力し、コミットメントすることで、営業会議はより活発になり、チーム全体の目標達成に貢献します。