複数の業務を抱えていると、業務の締め切り忘れや漏れが発生してしまうことがありますが、未だに付箋やメモで業務スケジュールの管理をしている方もいるようです。
一方、ここ数年で急激にリモートワークが進んだことにより、多くの企業ではタスク管理ツールを導入し、業務の漏れなどが発生しない環境作りが進みました。
正しくタスク管理を行えば、業務の締め切りや進捗管理をプロジェクトメンバー全員で行うことが可能になるため、リモートワーク時にもお互いのスケジュールを把握し、その場にいるかのように密に連絡が取れるようになります。
この記事ではタスク管理ツールの基本的な知識とともにおすすめのタスク管理ツールを紹介いたしますので、ぜひツール選びの参考にしてください。
タスク管理ツールとは
タスク管理は「Todo管理」とも呼ばれることもあり、その「タスク」とは業務を小さく区切ったものを指しています。そして、それぞれのタスクに優先順位をつけて業務を遂行する・締め切りを把握して期限内にタスクを完了させる・タスクの進捗を把握することをタスク管理といいます。
また、タスク管理ツールとはタスク管理をするために特化した機能が用意されたツールのことで、タスク管理ツールを導入すればタスク全体をチームで共有しやすくなり、業務の漏れや業務の締め切りを忘れてしまうトラブルを大幅に減らせるようになるでしょう。
タスク管理が重要視される背景
多くの企業でタスク管理が重要視されている理由を説明します。タスク管理が行われると、どのような効果が得られるのでしょうか？
効率良く業務を進められるようになる
タスク管理を行うと、自分の抱えているタスクの全体像が把握しやすくなります。そのため、意識しなくてもタスクの優先順位がつけれるようになるでしょう。どのタスクから取り組めばよいかという迷いを感じながら業務を行うこともなくなり、順序が整理された状態で業務を進めることが出来るのです。
タスク管理を行うことで、今までよりもずっと効率的に業務を進められるようになります。
発生する可能性があるトラブルを事前に把握出来る
タスク管理を行うと自分の業務の全体像が見えやすくなります。そのため、今後業務を進めるうちに起こり得るトラブルを事前に想定することが可能でしょう。
事前に対策や代案を考えられれば、万が一のトラブルにも迅速に対応出来るようになるということです。
タスク管理とプロジェクト管理の違い
タスク管理と似た言葉に「プロジェクト管理」というものがありますが、タスク管理とは管理する対象が異なります。タスクは個人が抱える業務1つ1つのことですが、プロジェクトはチームや計画全体で行う業務のことです。
たとえば、ある計画を実施するためにチーム全体でプロジェクト管理が行われ、その中に個人のタスクが存在しています。つまり、プロジェクト管理を行うためにはタスク管理が欠かせないということです。
タスク管理ツールを導入するメリットと効果
タスク管理は、タスク管理ツールを利用することで効率よく実施出来るようになります。タスク管理ツールを利用するメリットと効果について説明しましょう。
タスクの進捗をチームで共有しやすい
タスク管理ツールではタスクの共有が容易に出来るため、タスクの進捗をチーム全体で管理することが可能になります。
特にリーダーの立場であれば、チーム全体の業務の進み具合に日々注意しなくてはいけませんが、タスク管理ツールを利用すれば手軽に進捗管理が出来るということです。
タスクの遅れに早い段階で気がつけば、迅速かつ最適な対応が可能でしょう。
タスクを視覚化出来る
多くのタスク管理ツールでは、自分またはチームが抱えているタスクを視覚的に確認しやすいようになっています。そのためチーム全体のタスクの進捗が一目で分かり、確認漏れも起こりにくくなるのです。
コミュニケーションが活性化する
タスク管理ツールでは、タスクに対してのコメントやアイデアをタスクに直接追加することが可能なものが多いです。また、ツール自体にチャットやビデオ通話機能が用意されている場合もあるので、タスクを中心としたコミュニケーションが活性化しやすくなります。
リモートワークを行う場合にもコミュニケーション不足の心配を軽減出来るでしょう。
タスク管理ツールの主要な機能
実際にタスク管理ツールを選定する前に、タスク管理ツールに用意されている一般的な機能にはどのようなものがあるのかを知っておきましょう。
タスク管理ツールに用意されている代表的な機能は下記になります。
- チーム全体のタスク管理（公開範囲の設定）
- 個人のタスク管理（TODOリスト）
- スケジュール管理
- チャット機能
- ビデオ通話機能
その他にも特徴的な機能を兼ね備えているものもありますので、自分の業務で必要な機能は何かを考えておくとよいです。
タスク管理ツールを選ぶポイント
お勧めのタスク管理ツールを紹介しましたが、タスク管理ツール選びにはポイントを理解すれば、よりツールの選択がスムーズに行えるでしょう。ここからはタスク管理ツール選びのポイントを紹介します。
求める項目の優先順位を決めておく
タスク管理ツールを利用しようと思った時には多くの効果を期待してしまうと思います。しかし、実際にツールの導入を行うには費用が発生するため、希望の全てを予算内で叶えるのは難しいこともあるでしょう。
具体的な予算をもとに、希望する機能に優先順位をつけておけば、自然に選択肢を絞ることが出来ます。
使用可能なデバイスを確認する
タスク管理ツールは一般的に多くのデバイスで利用することが多いと思います。スマホでも操作が可能でなければ外出先でタスクの確認が出来ません。
検討しているタスク管理ツールがどのようデバイスに対応しているかを事前に確認しておきましょう。
希望のデバイスに対応していたとしても実際に利用してみると、スマホでは使いやすいがパソコンでは使いにくいなどのトラブルが発生することも考えられるため、口コミサイトなどを参考にするのもおすすめです。
無料のプランで使い心地を確かめてみる
どんなに詳しく内容を確認しても、実際に使用してみなくては使い心地は確認出来ません。
ほとんどのタスク管理ツールでは無料プランか無料の試用期間が用意されていますので、実際に利用してみるとよいでしょう。
おすすめのタスク管理ツール4選！
タスク管理の意味などを説明いたしましたので、ここからは具体的におすすめのタスク管理ツールを紹介したいと思います。
タスク管理の方法はタスクを看板のように個々に掲示する「カンバン方式」とタスクの進捗をグラフのように表示する「ガントチャート方式」に分かれますが、ここでは両方の方式のタスク管理ツールを紹介します。
自分の利用用途に最適なものを探してみましょう。
Trello
Trelloはスマホだけでなくタブレットやパソコンなどの全てのデバイスに対応しているタスク管理ツールです。外出先やリモートワーク時にも気軽にタスク管理が出来るでしょう。
タスク管理の代表的な方式であるカンバン方式をメインに採用しており、まるでカードのようなスタイルでタスクを管理するため、コメントや添付ファイルもひと目で把握することが可能です。
プランがカスタマイズしやすいという特徴も持っており、最適なスタイルで活用しやすいタスク管理ツールであるといえます。
【Trelloのプラン例】
・Freeプラン／無料
10チームまで利用可・添付ファイル1件10MBまでの制限あり
・Business class／月額12.5ドル
無制限のチームで利用可・添付ファイル1件250MBまでの制限あり
・Enterprise／要見積
Business classの内容に管理者権限やセキュリティ機能が追加
Asana
手元にある付箋を張り替えるように自由にタスクを編集可能なAsanaではタスクの締め切りをタイムラインで表示させられる機能があり、予定の把握が簡単に出来るように工夫されています。
そのため、タスクごとに期日が定められているような業務におすすめ出来るタスク管理ツールだといえるでしょう。チーム全体でのタスク管理・プロジェクト管理を複数の人員で把握する場合にも利用しやすいタスク管理ツールです。
【Asanaのプラン例】
・Basicプラン／無料
最大15人で利用可・1チームあたり1,000タスクまでの制限あり
・Premiumプラン／月額1,200円
無制限のタスクが利用可
・Businessプラン／月額2,700円
Premiumの内容にポートフォリオや承認リクエストなどの機能が追加
・Enterprise／要見積
Businessの内容にデータのエクスポートと優先サポートなどの機能が追加
Jira
Jiraは多くの企業に人気のあるガントチャート方式のタスク管理ツールです。
ガントチャート方式以外にもタスクを一覧で確認出来る「WBSビュー」という表示形式もあるため、タスクの内容によって利用方法を変えたり、使いやすい方を選んでタスク管理を行うことが可能でしょう。
【jiraのプラン例】
・Freeプラン／無料
最大10人まで利用可
・Standardプラン／月額840円
10,000ユーザーが利用可・250GBのファイルストレージ制限あり
・Premiumプラン／月額1,670円
10,000ユーザーが利用可・ファイルストレージ制限なし・年中無休のサポート
・Enterprise／要見積
Premiumの内容に組織レベルの請求や無制限のサイト登録などの機能が追加
https://www.atlassian.com/ja/software/jira
Jooto
カンバン形式・ガントチャート形式の両方が利用可能なJootoは複数のプロジェクトを抱えている場合にも、タスクを一元管理可能な工夫がされています。
チームメンバーのタスクの進捗状況も簡単に確認出来るので、マネジメントも行いやすいでしょう。
【Jootoのプラン例】
・無料プラン／無料
最大4ユーザーまで利用可・1組織100MBまでの制限あり・30日間のデータエクスポート
・スタンダードプラン／月額500円
1ライセンスごとに5GBまでの制限あり・1年間のデータエクスポート
・エンタープライズプラン／月額980円
1ライセンスごとに10GBまでの制限あり・無制限のデータエクスポート
まとめ
タスク管理には多くのメリットがあり、タスク管理ツールを利用することで業務全体を効率良く進められるようになることをお伝えいたしました。
この記事で紹介したタスク管理ツールは非常に優れたものばかりですので、自分に最適なものを見つけ、まずは使い心地を確認してみましょう。