おすすめのWBSツール４選｜導入メリットや選定ポイントも徹底解説

プロジェクトのスムーズな進行において重要なのが、プロジェクト管理です。プロジェクト管理により、各タスクの状況を把握し遅延なくプロジェクトを進行させることは、プロジェクトの使命です。

とはいえ、プロジェクトにより発生する多数のタスクを管理するのは大変な作業です。特にプロジェクトリーダーの負担は大きいものになります。

そこで検討したいのが、WBSツールの導入です。
ここでは、プロジェクト管理に役立つWBSツールについて、概要やメリット、選び方など詳しくご紹介しましょう。

WBSツールとは

まずは、WBSとは、またWBSツールとは何なのか見ていきましょう。

WBSとは？

WBSとは、Work Breakdown Structureを略したものです。Work=仕事・作業、Breakdown=分解、Structure=構成・構造という単語の意味からもわかるように、「作業をより細かな作業に分解し、構造化する管理手法」のことを指します。

WBSは、仕事のプロジェクト管理やスケジュール管理によく用いられる手法です。
プロジェクトに必要なタスクを大きなかたまりとして洗い出し、そこからそれぞれのタスクをどんどん細分化していくことによって、タスク同士の関係を明確にし、総合的なスケジュール管理を容易にします。

分解したタスクを並べ、全体の構成図を作成することから、WBSは「作業分解構成図」とも呼ばれます。

WBSツールとは？

WBSツールとは、WBSをサポートするソフトやアプリを指します。WBSの作業が容易になり、また社員内での共有もしやすくなることから、多くの企業で導入され、プロジェクト管理やスケジュール管理に活用されています。

また、WBSで分解・構造化したプロジェクトや管理は、多くの場合ガントチャートを用いて進行の管理を行います。
ガントチャートとは、縦軸と横軸を使ってタスクごとの進捗状況を一目でわかるようにした工程表のことです。
WBSツールにはガントチャート機能が付いたものが多く、総合的にプロジェクトやスケジュールの管理を行えるようになっています。

WBSツールの主要な機能

WBSツールの機能はツールによって異なりますが、多くのツールには、プロジェクト管理を総合的に行うための機能が搭載されています。
ここでは、多くのツールに搭載されている主要な機能を挙げていきます。

１　WBS(作業分解構成図)作成機能

WBSツールのメインとなるのが、WBS作成機能です。ツールに沿ってタスクの入力を行うだけで、簡単に作業分解構成図が完成します。
色やアイコンをアレンジできるツールが多いので、視覚的に優れた作業分解構成図の作成が可能です。

２　工数管理機能

細分化したタスクの工数(作業量)を正確に算出し、管理する機能です。工数を事前に把握することで、実施する作業が明確化し、作業スケジュールが立てやすくなります。
スケジュール通りにプロジェクトを進めるにあたって事前の工数の見積もりは重要であり、正確性が求められます。

３　進捗管理・スケジュール管理機能

プロジェクト全体や各タスクの進捗・スケジュール管理も、WBSツールの主要機能のひとつです。多くの場合、ガントチャートなどを用い、タスクの一覧と進捗が一目でわかるようになっています。
WBSによりタスクを把握するだけでなく、その進捗管理も行えることで、WBSツールによるプロジェクトの総合管理が可能になります。

４　情報共有機能

WBSツールでは、メール・チャットなどのコミュニケーション機能やインターネットを介したツールならではの共同編集機能などにより、プロジェクトの状況や伝達事項などの情報共有も可能です。
情報共有がツール上で可能になることで、ツールを会議室のように使用することが可能になり、離れたところにいるメンバーとも円滑にプロジェクトを進行させることができます。

WBSツールを導入するメリット

WBSの導入には、多くのメリットが期待できます。ここでは、WBSツール導入に伴う4つのメリットをご紹介しましょう。

メリット１　タスクの明確化・全体像の把握

WBSツールでは、プロジェクト内で発生するタスクやそれぞれのタスクの前後関係、工数などが明確化されます。全体像が視覚的に把握しやすくなることで、的確なタスクの振り分けをしやすくなり、タスク漏れも防止できます。
また、「自分が今行なっているタスクはプロジェクトのどの部分にあたるのか」がわかれば、メンバーはタスクを進めやすくなり、モチベーションも上がるでしょう。

メリット２　正確な工数見積もりができる

前述の通り、プロジェクトを進めるにあたって、事前の工数見積もりは非常に重要です。工数の見積もりが現実とかけ離れていると、スケジュール通りにプロジェクトは進められません。
WBSツールにより細分化したタスクの工数を管理していけば、工数の見積もりはより正確なものになります。

メリット３　一元的な進捗管理が可能に

ほとんどのWBSツールには、ガントチャートなどを用いた進捗管理機能が付いています。この機能により、細分化された各タスクの進捗が一目でわかれば、どのタスクが遅れているかすぐに把握することができ、早急な対応が可能になります。
細かなタスクも一元的に管理できれば、スケジュール通りにタスクを進められ、プロジェクトの遅延を防止できます。

メリット４　効率的にタスクを進められる

WBSツールを用いれば、ツール内でプロジェクトの一元管理や情報の共有を行えます。これにより、直接の報告やメールによる確認など、面倒な連絡の手間は減らせます。
また、タスクの前後関係がわかることで、各タスクを担うメンバー同士の連携も取りやすくなれば、効率的に作業が進むでしょう。

WBSツールによる管理面の効率化は、プロジェクトリーダーやメンバーの負担を軽減し、タスクに集中できる環境を作ります。

WBSツールの選定ポイント

WBSツール導入による十分なメリットを享受できるかどうかは、ツール選びにかかっています。ここからは、WBSツール導入時に確認しておきたい主要な選定ポイントをご紹介します。

ポイント１　機能

WBSツール選定にあたって、第一に注目したいのが機能面です。自社が求める機能を搭載したツールを選ばなければ、WBSツール導入による効果は得られません。
まずは「どんな機能でどのような事を実現したいか」というニーズを明確化し、ニーズにマッチした機能が搭載されているツールを選ぶようにしましょう。

ポイント２　使いやすさ

WBSツールを効果的に利用するためには、ツールの使いやすさも重要です。使いにくいツールの場合、どんなに便利な機能を搭載していても操作自体に時間がかかり、やがて使われなくなってしまう可能性があります。
よりリアルな使用感を確認するために、トライアルプランがあるツールの場合は、なるべく利用した方が良いでしょう。

ポイント３　価格

WBSツールは、長期的に使用していくツールです。
ツールの利用料は月額制であることが多いため、毎月コストがかかります。コストが予算と見合っていない場合、ツールの利用は続けられません。
WBSツールの選定時には、コストと予算の兼ね合いも重視し、長期的に見て無理のない価格のものを選びましょう。

おすすめのWBSツールを比較

数あるWBSツールの中からおすすめの4つをピックアップ、比較しました。

TeamHack

TeamHackは、一元的な業務管理で業務効率化を叶えるツールです。タスク管理と情報共有が1つのツールで行えるので、管理作業が楽になります。
タスク管理はツリー型なので、WBSとしての利用が可能です。
また、各タスクやドキュメントにチャット機能が付いているのも大きな特徴です。ツールを通して細やかなコミュニケーションが取れるので、ストレスなくツール上の共同作業が行えます。

https://teamhack.io/

Edraw

Edrawは、世界に2,500万人以上のユーザーを持つツールです。WBSの作図ができ、WBS上でのファイル添付やExcelやWordとの保存・共有も可能です。無料テンプレートや例も用意されている使いやすさは、このツールの大きな魅力でしょう。
作図機能に長けているEdrawでは、ガントチャートや進捗管理、PERT図などあらゆるデータの可視化ができ、プロジェクト管理以外にも活用できます。

https://www.edrawsoft.com/jp/

Redmine

Redmineは、プロジェクト管理に特化したオープンソースソフトウェアです。多数の大手企業にも導入されています。
ガントチャートやカレンダーを利用した管理機能の他、情報共有ができるWiki機能やニュース機能が搭載されています。機能を拡張すれば、WBSの作図も可能です。
ウェブ上でのデータ一元管理により、離れていても共同作業ができ、リモートワークにもよく活用されています。

https://redmine.jp/

Lucidchart

LucidchartはWBSの作成やガントチャート作成、スケジュール管理ができるWBSツールです。180ヵ国、2500万人ものユーザーに支持されています。
複雑なプロジェクトでも、ドラッグ＆ドロップ機能で簡単に作図ができ、無料の図形やアイコンを使えばアレンジも自由自在です。
リアルタイムでの同時作業が可能で、コミュニケーション機能にも優れているので、チーム全体でツールを活用することができます。また、ExcelやWord、PowerPointとの連携も可能です。

https://www.lucidchart.com/pages/ja

まとめ

WBSツールにより、プロジェクト管理はより正確に、そして楽になります。WBSツールを用いれば、管理ではなくタスクに労力を使えるため、より質の高いプロジェクトの完成も期待できるでしょう。

また、WBSや進捗管理とともに、作業効率化のために重要なのが、情報共有です。ツールで情報共有ができれば、コミュニケーションはグッとスムーズになるため、情報共有ツールの導入を検討するのもひとつでしょう。
情報共有ツールには、プロジェクト管理機能が搭載されているものが多数あり、メモ機能やファイル共有機能により、WBSを作って共有することも可能です。
情報共有ツールには多くの種類があり搭載機能も異なるので、導入時には機能面を重視して選ぶといいでしょう。