業務マニュアルを作成したいけれど人員が足りない、どこから手をつければいいかわからない、誰が読んでもわかりやすいマニュアルに作り直したい…など、マニュアルに関するお悩みを抱える方も多いのではないでしょうか。
こういったマニュアルに関する悩みを抱えている方の中には、マニュアル作成の代行サービスを利用しようか検討している方もいるのではないでしょうか？
代行サービスは誰に依頼すれば良いのか、料金はどれぐらいかかるのか、依頼するメリットがあるのかなど、依頼する前に確認しておきましょう！
マニュアル作成の代行はどこ（誰）に頼める？
例えば大きな企業の場合はマニュアル作成を専門に行う部署があったり、人員が用意されていたりするのですが、そうではない場合はマニュアル作成の専門ではない従業員に任せたり、外部に委託したりしてマニュアル作成が行われます。
外部委託する場合は、マニュアル作成代行専門会社やフリーランス、ランサーズやクラウドワークスでクラウドワーカーでマニュアル作成を業務委託として受けている方に依頼をすることになるでしょう。
外部委託する場合、プロがマニュアルを作成するので当然それなりの費用がかかります。そのため社内で作成して費用を抑えようと考える経営者の方も多いでしょう。
しかし、専門の部門を抱えていない会社が社内でマニュアルを作成する場合、作成する人員が通常業務に加えてマニュアル業務を行わなければなりません。
作成する人員が持っている仕事を他の人が引き受けてあげられるだけの余裕があれば別途費用はかかりませんが、そうでない場合は残業をしてもらって残業手当や場合によっては休日出勤を依頼して休日労働手当を支払うことになるでしょう。
そうしてできあがったマニュアルが絶対的に素晴らしいものになるとも限りません。
そうなると、お金を払ったとしてもはじめから外部委託しておいたほうが良かったとなるケースもあるかもしれません。
ではどれぐらい費用がかかるのかを確認してみましょう。
マニュアル作成の代行を頼む場合にかかる費用・期間
マニュアル作成にかかる金額については依頼する項目ごとに計算されます。
主な項目は以下の通りです。
・企画構成
・原稿作成
・画像
・印刷、製本
それぞれの項目にかかる金額についてチェックしていきましょう。
1 企画構成
企画構成と書くと難しそうですが、要は事前の打ち合わせです。
どういったマニュアルを作りたいのか具体的に話を進める段階です。
企画構成の相場は約５～３０万円だとされています。
金額に大きな差がある要因としては打ち合わせを行う方法（メールや電話で打ち合わせをするのか、会社に来てもらうのかなど）や、打ち合わせの時間・回数などによるところがあります。
金額設定は会社によって異なりますので、例えば１時間５千円、１回１～５万円といった内容で、打ち合わせの長さや回数によって料金をもらう設定にしている会社もあれば、打ち合わせ単体ではなく打ち合わせから完成まで全てまとめて３０万円などと設定している会社もあります。
総額設定の場合はかなり高額ですが、はじめの打ち合わせをしっかりと行いたい場合やマニュアルを作成している間に追加で打ち合わせをしたい場合など、綿密な打ち合わせができたり、作成中のサポートを受けたりすることができるなどのメリットがあります。
内容によってははじめから総額設定の会社に依頼した方が安くなることもあるでしょう。
2 原稿作成
原稿作成は実際にマニュアルの文章を作成する作業を指します。
原稿作成の費用はページ数あたりの単価となっていることが多く、ページ数×単価で金額が計算されます。ページ単価は約５千円～１万５千円が相場となっています。
会社から提供された資料で作ることもありますが、中には専門知識が必要な文章作成も含まれるため、内容によっては事前調査や取材を求めなければならないこともあります。
専門知識が必要な場合は通常の１ページあたりの単価にプラスの料金が加算されます。また、調査費用や取材費、交通費、宿泊費、カメラマンの費用などが別途必要となります。
3 画像
わかりやすいマニュアルにするために文章以外にもイラストや写真などの画像が挿入されることが多いのですが、その画像にも費用がかかります。
画像の種類はイラスト、写真、漫画など様々で、例えばイラストひとつにしても簡単なイラストなのか、機械の中身について正確に書いて欲しいイラストなのか、芸術性の高いイラストなのか…など、依頼した内容によって金額は異なります。イラストの相場は１点につき約２千円～１万円です。
また、わかりやすく楽しく読めるように漫画を挿入する場合もあります。漫画は１ページ単位で設定され、相場は約２万５千円～４万円です。
なお、写真を使用する場合は一枚約５千円が相場です。さらにカメラマンに撮影してもらう場合は半日で３万円～６万円、終日だと８万円～１３万円ほど追加で料金がかかります。自分で撮影して代行会社に渡すと費用を抑えることができます。
4 印刷、製本
マニュアル本にする場合は印刷、製本の費用がかかります。
本をどのように作るかによって金額が大きく変わります。
例えば
・色（カラーにするのか、モノクロにするのか）
・サイズ（Ａ４、B５など）
・製本の仕上がり（綴じ方、紙の材質など）
・ページ数
・発行部数
などをどのように設定するかによって異なります。
そのため印刷製本に関しては相場を出すことが困難ですが、参考までにある会社の料金例を確認したところＡ４サイズ・モノクロ・２４ページで作成した場合の価格は約２０万円となっていました。
データのみ作成してもらって印刷は自社で行うこともできます。
そのあたりも企画構成の段階でしっかりと確認しておいた方が良いでしょう。
作成代行を頼む vs 社内で作成する メリット・デメリット
さて、ここでは改めてマニュアル作成について、代行サービスを利用することと社内で作成することのメリットとデメリットを比較してみましょう。
作成代行を頼むメリット・デメリット
●メリット
・高い品質のマニュアルを作成することができる
・社内で作成するよりも短期間で制作することができる
・素人ではわからないマニュアル作成の専門的な観点を指摘をしてくれる
●デメリット
・打ち合わせの手間がかかる
・コストが高い
社内で作成するメリット・デメリット
●メリット
・コストが安い
・打ち合わせや確認の手間がかからない
●デメリット
・読みにくくわかりにくいマニュアルが完成する可能性がある
・通常業務以外の時間を作らなければならない
このように比較すると、コスト面を考えれば社内で作成した方が安価に作成できますが、品質の面では少し不安が残ります。だからと言って、代行サービスを利用することに決めるのは早計です。
マニュアル作成を内製化するメリット
マニュアル作成を社内で行うことは、コスト削減以外にも次のようなメリットがあります。
・社外の人と打ち合わせをする必要がない（契約締結なども必要ない）
・社内で進行するのでスケジュール管理や意思疎通、ミーティングなどが簡単に行え る
・修正や変更も即時に対応することができる
・マニュアル作成の知識と経験を社内に蓄積できる
・マニュアル作成者は、業務の整理ができる
・業務に精通した者がマニュアルを作成すれば、これまで明文化できていなかった知識、技術をマニュアル化できる
「外部に委託していた業務を自社で行うこと」を内製化といいますが、内製化することができれば、これまで自社で対応できなかった業務や分野に対応できる要員が増えることになります。社員の対応範囲が広がることは、会社としても対応可能範囲が広がることですので望ましい姿です。
マニュアル作成においては、マニュアル作成自体の知識と経験を社内に蓄積できますし、これまで明文化できていなかった知識や技術などをマニュアル化し、そのマニュアルを利用していけば、多くの社員の知識や技術が向上できるでしょう。
マニュアルを社内で作成しようとすると、マニュアル作成自体の専門的な知識が無いという点で品質が確保できないデメリットがありますが、マニュアル化する業務は社員が一番よく理解していますので、マニュアルの内容の品質という点においてはあまり心配はないでしょう。
ただ、マニュアル作成にはある程度時間がかかりますし、人員の確保も必要になります。その場合、人件費はかかりますので、代行サービスなどの外部委託を利用するかは、コストを見て総合的に判断しましょう。
まとめ
会社で業務を行う際にはマニュアルが必要なケースが多いと思います。
全従業員に周知徹底することができる”わかりやすく正確なマニュアルを作る”ためには、時間とお金が必要です。
その際に社内で作るのか、専門の会社に委託をするのかは会社が持っている予算などによるところが大きいと思いますが、コスト以外の面では社内で作成するメリットもあります。
マニュアル作成ツールなどの利用も検討して、マニュアル作成の方法を慎重に検討していきましょう。
