限定公開のアクセス権限を一元管理する「読者グループ」機能を追加

ヘルプドッグのFAQサイト、AIチャットボット、フォームなどの限定公開コンテンツにおいて、閲覧を許可する「読者」および「読者グループ」を一元管理できるようになりました。

個別のユーザー管理に加え、グループ単位での一括権限付与が可能となり、組織規模が拡大しても管理者の運用負荷を抑えつつ、適切なユーザーに適切な情報を届けるアクセス管理を実現するための機能です。

個別管理による作業負荷とセキュリティリスクの課題

社内マニュアルや会員限定FAQなど、特定の対象者のみにコンテンツを公開する場合、閲覧者一人ひとりに対して個別にアクセス権を付与する運用は、管理者の作業負荷を著しく増大させます。

また、異動やプロジェクトの変更に伴う権限の更新漏れが発生しやすく、誰がどの情報にアクセスできるのかが不透明になることは、意図しない情報漏洩やアクセス障害の原因となります。大量のユーザーを抱える環境では、権限管理の効率化と状況の可視化が不可欠です。

グループ単位での一括管理による運用効率の向上

今回追加された「読者の管理」および「読者グループの管理」画面を活用することで、先述した個別管理の課題を解決し、実際の運用プロセスを効率化します。

管理画面を通じてチーム内のすべての読者とグループを一覧で把握した上で、個別の読者ではなく読者グループに対してコンテンツの閲覧許可を設定できます。これにより、グループに所属する全読者へ一括してアクセス権を付与することが可能です。

対象者が増減した際も、該当グループへの追加・削除を行うだけで関連するすべてのコンテンツへの権限が即座に反映されます。さらに、各読者やグループが現在どのコンテンツを閲覧可能かを一覧画面から直接確認できるため、権限設定の監査や状況把握も容易に行えます。

読者登録後の閲覧許可設定について

本機能で読者を登録した直後は、どのコンテンツへのアクセス権も持たない状態となります。実際にコンテンツを閲覧させるには、各サイトやAIチャットボットの公開範囲設定で個別に読者を指定するか、対象のコンテンツに閲覧許可を持たせた「読者グループ」に読者を所属させる必要があります。

ヘルプドッグでは、読者グループ機能のようなアクセス制御の効率化を通じて、大規模な組織や会員制サービスにおいても、必要な人に必要な情報を確実に届けるサポート体験づくりを進めています。

今後も、FAQサイト、AIチャットボット、お問い合わせフォームなどを一体で運用できる、AIを活用したオールインワンのカスタマーサポートシステムとして、強固な管理体制の維持と、自己解決の支援から問い合わせ受付までをつなぐ改善に取り組んでまいります。

参照：「読者」と「読者グループ」の仕組みについて

本機能における主要な管理対象は以下の通りです。

• 「読者」

  あらかじめ登録されたメールアドレスで認証され、ヘルプドッグ上の限定公開コンテンツ（サイト、フォーム、ウィジェット、AIチャットボット）を閲覧できるエンドユーザーです。管理画面へのアクセス権限は持ちません。

• 「読者グループ」

  複数の読者を束ねて管理する単位です。管理者が任意で作成・編集できる「手動作成グループ」のほか、SAML認証やJWT認証と連動して自動生成されるグループが存在します。

よくあるご質問

Q. 読者を追加すれば、すぐにコンテンツを見られるようになりますか？

いいえ。読者を一覧に追加しただけでは閲覧できません。各コンテンツ（サイト等）の設定で読者を直接許可するか、閲覧許可を持つ読者グループに所属させる必要があります。

Q. 読者とチーム内ユーザーの違いは何ですか？

チーム内ユーザーはヘルプドッグの管理画面にログインし、サイトやフォームを作成・管理できる担当者です。一方、読者は限定公開されたコンテンツを閲覧することのみが可能なエンドユーザーであり、管理画面にはアクセスできません。

Q. 削除した読者や読者グループを復元することは可能ですか？

いいえ、一度削除した読者や手動作成の読者グループは復元できません。削除を実行すると、紐づいていたすべてのコンテンツへの閲覧権限が即座に失効するためご注意ください。