業務マニュアルの活用は、業務改善に有効であるとされ、導入を検討・実施する企業が増えています。業務マニュアルの整備は、業務のスムーズな進行や均質化、従業員全体のレベルアップに役立ち、マニュアルそのものが情報として企業の財産にもなります。
しかし、業務マニュアルの導入には、構成を決めたり、情報を整理したりといった労力が必要です。当然、コストもかかります。そこで、業務マニュアル導入の労力とコストを削減するために役立つのが、無料のマニュアルテンプレート（テンプレ）です。
今回は、マニュアルのテンプレについて、利用するメリットやポイント、テンプレの無料配布サイトなどをご紹介します。
業務マニュアルの作成でテンプレートを使うメリット
マニュアルとは、業務の指南書のようなもので、各業務に関する業務フローや注意点、判断基準、手順（マニュアルの一種である手順書）などが記載されています。これにより、誰が見ても業務の進め方や全体像が把握できるようになっています。
ここでは、マニュアル作成におけるテンプレート利用のメリットを4つご紹介します。
メリット1: マニュアル作成の手間を短縮できる
テンプレートを利用する最大のメリットは、マニュアル作成の手間を短縮できることです。テンプレートがない場合、業務内容に合わせた構成を練り、視覚的効果を考慮したデザインを一から決める必要があります。これでは、膨大な情報をまとめるだけでも大変なマニュアル作成が、さらに労力を要するものになってしまいます。
しかし、テンプレートがあれば、内容をテンプレートに合わせてまとめるだけでマニュアルが完成します。これにより、理解度を高めるための構成の工夫やデザインに時間を割く必要がなくなります。
メリット2: 作成者によるばらつきが起こらない
一から業務マニュアルを作成すると、項目やデザインが作成者によって異なることがあります。これはマニュアル利用者にとって、統一感がないために扱いにくくなります。しかし、テンプレートを使用することで、項目やデザインのばらつきを抑えることができます。これにより、利用者はどのマニュアルも理解しやすくなり、効率的に活用できるようになります。また、テンプレートは複数人でのマニュアル作成作業にも役立ちます。
メリット3: 内容の抜けを防ぎやすい
テンプレートには、マニュアル作成に必要な基本項目があらかじめ設定されています。そのため、テンプレートに沿って入力を行えば、マニュアルに必要な情報を漏れなく記載することが可能です。テンプレートを使用しない場合、必要な情報が抜け落ちるリスクが高まります。テンプレートを使うことで、このようなリスクを回避できます。
メリット4: 様々な業務内容やシーンに応じられる
提供されているテンプレートは多くが汎用性に優れており、一つのテンプレートで様々なマニュアル作成に対応します。これにより、テンプレートを使ったマニュアル作成では、全体的な統一性を持たせつつ、異なる業務内容やシーンにも対応できます。汎用性の高いテンプレートは、あらゆる部署や職種でのマニュアル作成に役立ち、会社全体として統一感のあるマニュアル作成を助けます。
業務マニュアルの作成手順
業務マニュアルの作成は、以下の手順で進めていきます。
① 目的と利用者、対象範囲の設定
まず最初に行うべきは、業務マニュアル作成の「目的」と「利用者」、「対象範囲」を設定することです。これらを明確にしないと、マニュアル作成が本来の目標から逸れてしまう可能性があります。
また、「何のためのマニュアルか」「誰が使うマニュアルか」を常に念頭に置くことが重要です。
② スケジュールを組む
業務マニュアルの作成を効率的に進めるためには、この段階でスケジュールを組むことが重要です。マニュアル作成には時間と人手が必要であり、その過程で従業員の協力も必要です。
スケジュールを調整し、無理のない日程を設定しましょう。運用開始の日程が決まっている場合は、そこから逆算してスケジュールを立ててください。
③ 業務の洗い出しと整理
次に、マニュアルを作成する範囲の業務を洗い出し、整理します。この洗い出しは机上で行うのではなく、実際に業務を行っている現場の従業員にヒアリングして行うことが重要です。
これにより、現場の実情に即した正確な業務の把握が可能となり、漏れなく業務をピックアップできます。
④ 構成と目次の決定
構成や目次はマニュアルの理解しやすさに大きく影響します。洗い出した業務を整理しながら、最適な構成・目次を決定し、具体的な本文の内容をイメージしていきましょう。
この作業は、複数人で行うことをおすすめします。多くの視点を取り入れることで、より客観的でわかりやすい構成が作成できます。
⑤ 本文の作成
準備が整ったら、いよいよ本文の作成に入ります。構成と目次に従って、担当者が手分けして本文を書きます。この際、作業の優先順位や時系列を意識して書くことが重要です。
また、専門用語を避け、誰にでもわかりやすい言葉を使うよう心がけましょう。さらに、写真やイラスト、動画、図などを活用すると、視覚的にわかりやすくなります。
⑥ 運用開始・効果検証・改善
業務マニュアルが完成したら、不備がないか確認した上で運用を開始します。マニュアルは常に改訂が必要なものですので、運用担当者を決めておくことが重要です。
初めはスモールスタートで効果を検証し、必要に応じて改善を行ってから本運用に移行します。その後も定期的に効果検証と改善を繰り返し、より良い業務マニュアルに仕上げていきます。
業務マニュアルを作成する際のポイント
利用者が活用しやすい業務マニュアルを作成するためには、いくつかの重要なポイントを押さえる必要があります。ここでは、特に注意したい6つのポイントをご紹介します。
ポイント1: 伝える内容を明確にする
業務マニュアルは、「伝えたい内容がすぐに分かる」ことが重要です。現場の従業員がマニュアルを利用する際、文章をじっくり読まないと理解できないものは利便性に欠けます。知りたい情報がどこにあるかがすぐに分かるよう、視覚的な工夫も取り入れ、内容を明確に伝えることが求められます。
特に重要なのは、手順や基準、目的を明確に記すことです。これらは質の高い業務を行うために不可欠な情報です。
ポイント2: 5W1Hを意識する
5W1Hとは、「いつ（When）」「どこで（Where）」「誰が（Who）」「何を（What）」「なぜ（Why）」「どのように（How）」の6つを指します。これらを明確にすることで、文章はより理解しやすくなります。本文作成の際には、このポイントを常に意識するようにしましょう。
ポイント3: 文章を簡潔に書く
長い文章は瞬時に理解するのが難しく、要点がぼやけることがあります。業務マニュアルの文章は「簡潔に・短く」を心がけ、1つの文章には1つの動作のみを含めるようにしましょう。これにより、簡潔で明確な内容を伝えることができます。
ポイント4: 業務未経験の人が見ても分かる内容にする
業務マニュアルは、「誰が見ても分かる」ことが重要です。その業務に未経験の人でも理解できるよう、「専門用語を避ける」「説明を省略しない」などの工夫が必要です。可能な限りわかりやすい表現で、詳細な説明を行うよう心がけましょう。
ポイント5: 画像・動画を積極的に利用する
業務マニュアルには、画像や動画、図などの視覚的な要素を積極的に利用することが推奨されます。これらは文字では伝えにくい内容を補完し、読み手にとって理解しやすいマニュアルに仕上げることができます。また、視覚的な要素を取り入れることで、読みやすさも向上します。
ポイント6: シンプルなデザインにする
業務マニュアルのデザインは、シンプルでわかりやすいものにすることが基本です。凝ったデザインは要点が掴みにくく、作成に余計な時間と労力がかかってしまいます。赤字や太字、図など基本的なデザイン要素を用いて、情報を明確に伝えることを心がけましょう。
以上のポイントを押さえて、利用者にとって使いやすい業務マニュアルを作成してください。
おすすめの業務マニュアルのテンプレートを紹介
Microsoft
Microsoftでは、Office用のテンプレートが2,000点以上無料で公開されています。
会員登録不要で、WordやExcel、PowerPointに対応したマニュアル作成用のテンプレートをダウンロード可能です。ビジネスジャンルに特化した多様なテンプレートが揃っており、幅広いビジネス文書作成に活用できます。
https://www.microsoft.com/ja-jp/office/pipc
bizroute
bizrouteは、ビジネス用テンプレートに特化したオンラインメディアです。
部門別にさまざまなテンプレートが公開されており、要件定義やフロー図などのマニュアル作成に役立つものも多数あります。WordやExcelなどの対応ツールはテンプレートによって異なりますが、すべて無料でダウンロード可能です。
bizocean
bizoceanは、4万点を超えるテンプレートを提供している無料サイトです。
年賀状からビジネス文書まで幅広いジャンルをカバーしており、マニュアルテンプレートも種類別に豊富にラインナップされています。会員登録が必要ですが、無料で利用でき、多くのユーザーに支持されています。
SILAND.JP
SILAND.JPは、WordとExcelの無料テンプレートを配布しているサイトです。テンプレートは各ツールに適した形式で作成されており、簡単に見やすい文書を作成できます。特に、Word用のマニュアルテンプレートは目次や見出しの作成が容易で、デザイン性にも優れています。
テンプレートBANK
テンプレートBANKは、ビジネス文書だけでなく、名刺やラベルなどのデザインテンプレートも提供する無料サイトです。Word、Excel、PowerPointに対応しており、見やすくデザイン性の高いテンプレートを多数提供しています。マニュアル専用のテンプレートはないため、ビジネステンプレートをうまく活用する必要があります。利用には無料の会員登録が必要です。
まとめ
テンプレートを利用した業務マニュアルの作成についてご紹介しました。今回ご紹介したサイトでは、業務マニュアルに限らず、様々なビジネス文書に対応したテンプレートが多数用意されています。企業におけるナレッジの活用や共有がますます重要視される中で、これらのテンプレートの利用は、効率的なナレッジ管理を支援するツールとなるでしょう。
ただし、テンプレートを使用するだけでは、必ずしも良いマニュアルが作成できるわけではありません。テンプレートの選定や文章の作成には、適切なポイントを押さえ、自社のニーズに合った内容を慎重に作り上げることが重要です。自社に最適なマニュアルを目指し、テンプレートを上手に活用しましょう。
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