iPhoneやAndroidでメモツールを利用している人は多いと思いますが、メモ共有ツール・アプリを利用すれば、そのデータを複数のデバイスや会社のメンバー・家族と共有することも簡単に出来るようになることを知っていますか?メモを共有すると、非常に多くのメリットを手に入れることが可能です。
しかし、情報共有が社会的に広がった今では非常に多くのメモ共有サービスが用意されているため、利用するサービスの選択に迷ってしまうこともあるでしょう。この記事ではおすすめのメモ共有ツール・アプリを紹介します。これからメモの共有をしたいと考えているのなら、ぜひ参考にしてください。
メモを共有するメリット
本来メモは自分自身に向けて短時間で作成する文書や図形などのことを指しますが、メモを会社のメンバーや家族と共有することで多くのメリットを得られることが分かり、その動きが定着しつつあります。
具体的にメモの共有にはどのようなメリットがあるのでしょうか?
会社のメンバーとメモを共有するメリット
会社のメンバーとメモを共有すれば、口頭や文章では表現しにくい内容を簡単に伝えられるようになるでしょう。地図で場所を伝える時にも使いやすく、資料作成用のメモを資料に添付すれば、資料のエビデンス代わりにもなります。
メモの共有を仕事で活用すれば、社内のメンバーとの情報共有が円滑になり、効率良く業務を進むようになるということです。
家族でメモを共有するメリット
家族でもメモの共有をすることで得られるメリットがあります。たとえば買い物リストのようなメモを共有すれば、重複して同じものを買ってしまうトラブルも起こりませんし、共有しておいたスケジュールにメモを貼り付けることも出来るでしょう。
電話などの連絡が頻繁に取れないような多忙な夫婦でも、メモ共有を活用すれば自分が都合のよい時間にメモの内容を確認出来ます。
同様に、友人に待ち合わせの場所を地図や画像で伝える時などにも使いやすいです。
メモ共有ツールとは
メモ共有ツールとは、メモを作成する作業をスムーズに進められるだけでなく、共有も非常に簡単な操作で実施できる機能を搭載したツールのことです。
メモは気軽に取れることが魅力なので、メモを行う・共有すること自体に手間を感じないような工夫が施されています。
メモ共有ツールの導入メリットと効果
メモ共有ツールを導入することで得られるメリットと効果は下記になります。
- スムーズにメモの共有が出来る
- メモを共有することで社内のコミュニケーションが活性化する
- さまざまなデバイスでメモを確認出来る
- メモの作成に手間がかからなくなる
個人的に得られるメリット以外にも、チーム全体で得られるメリットもあるということです。
メモ共有ツールの主要機能
メモ共有ツールには、さまざまな機能が用意されていますが、ここでは具体的なメモ共有ツールの主要機能について説明しましょう。
- メモの作成機能(テキスト・画像・ボイスなど)
- メモの共有機能
- 優れたテンプレートの利用
- メモへのコメント機能
- タスク管理機能
ツールによっては独自の機能を搭載しているものも多いので、自社で必要な機能は何かを決めておくとよいです。
メモ共有ツール・アプリ選びのポイント
情報共有が一般的になった今では、メモ共有を行うためのツールやアプリは非常に多くの種類が用意されており、自分に最適なものを見つけるのも難しい状態であるといえます。
そのため、ここではメモ共有ツール・アプリを探す時に注意するべきポイントを紹介しましょう。
iPhoneとAndroidに対応している
メモ共有は自分だけが利用するものではありませんので、iPhoneとAndroidの両方に対応していなければうまくいきません。現段階で利用する相手がiPhone・Androidのどちらかに偏っているとしても、いつか不便を感じる可能性を考え、初めから両方に対応したメモ共有アプリ・ツール選ぶ方がよいでしょう。
オンラインのみで使用出来るものかアプリとしてスマホにインストール出来るものかも確認しておきましょう。オンラインのみに対応しているものになると、オフライン時にメモの作成が出来ないおそれがありますので、注意してください。
パソコンでも利用出来る
メモ共有といえば、メモの作成自体はスマホで活用することがメインになると思いますが、パソコンでも利用出来なくてはメモの応用がしにくくなります。
スマホで作成したメモをパソコンで確認したり、メモを利用して書類を作成したりするためにも、可能な限り複数のデバイスで利用可能な必要があるのです。自分が利用予定のデバイス全てに対応しているかどうかを必ず確認し、可能であればそれぞれのデバイスでの操作を試してみましょう。
スマホでは操作しやすいが、パソコンでは使いにくいなどの事例もありますので、十分な検討をするべきです。
簡単に共有出来る
メモは手軽に作成・共有出来ることが魅力なので、メモの共有に手間がかかるようでは自然と利用頻度が減ってしまいます。多くのメモ共有ツール・アプリでは簡単な操作でメモの共有が可能になっていますが、特に自分が利用しやすいものを選ぶことがおすすめです。
シンプルなものの方が好みだと感じる方もいますし、たくさんの機能が搭載されていた方がよいと感じる方もいるでしょう。
セキュリティがしっかりしている
メモ共有ツール・アプリでは人に知られたくない情報を扱うことも多いため、しっかりとしたセキュリティが確保されているものを選ばなくてはいけません。検討中のサービスがどのような方法でセキュリティが確保されているかを十分に確認しましょう。
また、セキュリティにこだわる場合は有料プランの方が安心出来ることもありますので、ビジネス上の情報を扱うのであれば有料プランを検討する必要があるでしょう。
使いやすい!おすすめのアプリ紹介!
ここからは実際に使いやすいアプリを紹介します。先ほどお伝えしたメモ共有ツール・アプリ選びのポイントを参考に、自分に最適なサービスを見つけましょう。
Googleドキュメント
GoogleドキュメントはGoogleアカウントさえあれば誰でも無料で作成・閲覧可能なメモ共有ツールです。エクセルやワードと使い方が非常に似ているため、すぐに活用出来るでしょう。
スマホ・タブレット・パソコンなど多くのデバイスで利用可能なので、どこにいてもドキュメントにアクセスしてメモの共有が出来ます。さらに自動保存機能が用意されていることから「保存」をしなくても最新の状態を記録し、変更履歴も作成されます。
有料のビジネスプランでは、より強固なセキュリティと高性能な検索機能が用意されています。
https://www.google.com/intl/ja_jp/docs/about/
Evernote
Evernoteは多彩な編集機能を用意したメモ共有ツールで、直感的な感覚で自由にメモを編集することが可能です。文書のスキャン機能も搭載しているため、手元にある紙の情報をデータ化できるのでペーパーレスの実現にも役に立つでしょう。
また、Evernote独自のWebクリッパー機能では、気になるWebページをクリップし、重要な箇所にメモを記入する・広告を削除して見やすくするなどの加工も簡単に行えます。
OneNote
OneNoteは無料で作成出来るMicrosoftアカウントで利用出来るメモ共有ツールです。
まるでデジタルのメモ帳のような感覚でサクサクとアイデアの収集・作成・共有が可能だという特徴を持っています。メモに対して閲覧者のコメントやアイデアを募ることが出来るので、多くのメンバーでメモ共有をする時におすすめです。
リモートワーク時にも活用しやすいメモ共有ツールだと言えるでしょう。
https://www.onenote.com/download?omkt=ja-JP
Dropbox Paper
Dropbox Paperは、データの保存・共有のためにある従来のDropboxに、作成機能が追加されたメモ共有アプリです。アプリだけでなくブラウザ版も用意されているため、さまざまなデバイスで使用が可能でしょう。
動画やGoogleマップの挿入が出来るため、精度の高いメモが簡単に作成出来ます。コメント機能には通常のコメント以外にも「対応済」「未対応」のステータスの選択が可能なので、多くのメモを確認する必要がある環境でも利用しやすいメモ共有アプリです。
https://www.dropbox.com/ja/paper
まとめ
メモの共有を行えば、ビジネスでもプライベートでも、多くのメリットを手に入れられることをお伝えいたしました。
情報共有の重要性が知れ渡った今では、膨大な数のメモ共有ツール・アプリが存在していますので、この記事でお伝えしたツール・アプリの選び方のポイントを参考に、自分にぴったりのサービスを選びましょう。