株式会社カワムラサイクル

Excel管理の製品情報をAI検索へ─全社横断のデジタルナレッジ整備の起点に

課題とヘルプドッグ導入の効果

1	課題製品の仕様変更や価格改定の履歴をExcelで管理していたが、完全一致でしか検索できず、言葉が少し違うだけで目当ての情報が見つからなかった効果 AI検索『先回りスマート検索』により、思いついた言葉で検索するだけで関連する情報にたどり着ける。情報を探す手間が解消した
2	課題製品に関するナレッジを社内サーバーに置いていたため、営業担当が社外からアクセスするには手間がかかっていた効果社外からもアクセスできる環境を構築したことで、営業担当が外出先でもすぐに製品ナレッジを確認できる体制を実現
3	課題経費精算の方法や勘定科目など製品以外の社内情報は都度経理に問い合わせるしかなく、聞く側にも答える側にも手間がかかっていた効果経理関連やシステムトラブル対応の情報もヘルプドッグに集約。バックオフィス部門への問い合わせも、社員が自分で調べて解決できるようになった

ヘルプドッグを選んだポイント

回答表示が速いAI検索『先回りスマート検索』

検索における回答表示の速さは他のツールと比較しても際立っており、仕様変更やトラブルシューティングなど製品に関する情報がすぐに見つかる点

「難しそう」という壁を下げる『FAQサイト』のデザインと編集のしやすさ

デザイン性が高く、簡単な操作で見た目の整ったFAQ記事を作成できるため、これまでナレッジの整備に関わっていなかった社員でも無理なく取り組めます

FAQ記事の見直しをAIが提案する『AIサイト診断』

AIがFAQ記事の改善点を提案するため、見直すべき記事を自分で洗い出す手間がなくなり、記事の制作・運用にかかる負担を抑えられる点も決め手になりました

お客様の声

ヘルプドッグの導入で、社内の情報の扱い方そのものを、部門横断で見直すきっかけになりました

当社は車いすと歩行器を製造しているメーカーです。取引先は法人が中心で、福祉用具を取り扱う貸与事業者様、医療機器系の卸業者様、最近ではネット系の事業者様が主なお客様です。
ヘルプドッグは社内FAQとして導入し、製品の仕様変更や価格改定の履歴、トラブルシューティングといった情報を掲載しています。以前は、こうした情報をExcelで一元管理していました。ただ、Excelでは完全一致でしか検索できず、検索する言葉が少し違うだけで拾えないのが悩みでした。ファイルを社内サーバーに置いていたため、営業が外出先から見るにも手間がかかっていました。ヘルプドッグに移してからは、思いついた言葉で検索すれば関連する情報にたどり着けますし、外出先からもすぐに確認できます。
ヘルプドッグを選んだ理由の一つは、AIの回答が返ってくるのが早かったことです。デザインも良く、簡単にきれいなページが作れるので、これまでこうした仕組みを使いこなせていなかった社員の「難しそう」という気持ちを少しでも和らげられるのではないかと考えました。分析画面からAIが記事の見直しを提案してくれる点も使いやすそうですし、記事を作る側としては、単語登録ができる点も良いと感じました。
導入を機に一番変わったのは、情報の扱い方に対する社内の意識です。これまで社内でまとめてきた情報は、仕様変更や価格改定の履歴といった製品に関するものに限られ、設計開発部門と私とで管理してきました。ヘルプドッグで検索性やアクセスの課題が解消されたことで、もっと視野を広げた情報構築ができると考え、経費精算の方法や、どの勘定科目で上げるべきか、領収書をなくしたときの対応、システムトラブル時の対処など、これまで経理などに都度確認していた内容も「デジタルナレッジ」として集約しています。
社員が自分で調べて解決できる環境は、会社のインフラにあたる取り組みだと捉え、全部署横断の「デジタルナレッジプロジェクト」として進めています。各部署に相談したところ、どこも前向きに受け止めてくれました。これ自体はきっかけにすぎませんが、今後、社内の情報に対する意識が変わっていけば、ヘルプドッグの導入以上の効果が生まれるのではないかと期待しています。
社外の情報はAIで手に入りやすくなる一方で、社内の情報をAIに取り込んでいくことは、どの企業もどこかのタイミングで取り組まなければならないと思います。ヘルプドッグは、コストを抑えながらAIがしっかり回答を返してくれるので、企業の規模を問わず、インフラとして使えるツールだと感じています。

株式会社カワムラサイクルマーケティングSEC 課長
轟木有希様