階層構造

解説

階層構造は、内容を複数の層に分け、上位の層から順にたどると目的の箇所に行き着けるようにした構成です。マニュアルやFAQサイトのように、長い文書や多数の記事を扱う場合ほど、階層構造が読みやすさと探しやすさを左右します。

判断基準

階層構造を作るときは、同じ層に並べる項目の粒度をそろえることが基準になります。たとえば、同じ層に「支払い方法」と「クレジットカードの有効期限が切れたとき」が並んでいると、読み手はどちらを選べばよいか判断できません。したがって、並列に置く項目は、大きさの近いものだけに絞ります。粒度のそろわない項目が出てきたら、片方を1つ下の層に移すか、上位の層の名前を付け替えます。

実務での使われ方

層の名前は、書き手側の組織や機能の分け方ではなく、読み手が探すときの言葉で付けます。部署名や社内の機能名をそのまま使うと、読み手は何がどこにあるかの見当をつけられません。名前や並べ方に迷ったときは、問い合わせの多い順に並べておき、実際に利用者に探してもらって確かめる方法が有効です。

注意点

階層を深くしすぎると、読み手が迷います。階層を深くするほど分類は細かく正確になりますが、読み手がたどる段数も増えるためです。一般に、マニュアルの見出しは大・中・小の3階層程度が目安とされ、深くしても4階層までにとどめるのが望ましいとされています。したがって、4階層を超える深さが必要な場合は、文書を分けることを検討します。