階層構造

大見出しから小見出しへと、内容を層に分けて整理した構成。

解説

階層構造は、内容を層に分け、上からたどれば目的の箇所に行き着けるようにした構成です。長い文書ほど、この構造が読みやすさを決めます。

階層を深くするほど分類は正確になりますが、読み手は迷います。3階層までに収めるのが目安で、それ以上必要になる場合は、文書を分けることを検討します。

同じ層に「支払い方法」と「クレジットカードの有効期限が切れたとき」が並んでいると、読み手はどちらを選べばよいか判断できません。並列に置く項目は、大きさの近いものだけに絞ります。そろわない項目が出てきたら、片方を一つ下の層に移すか、上位の名前を付け直します。

層の名前は、書き手側の組織や機能の分け方ではなく、読み手が探すときの言葉で付けます。部署名や社内の機能名をそのまま使うと、読み手には何がどこにあるか見当がつきません。迷ったときは、問い合わせの多い順に並べておき、実際に探してもらって確かめる方法が確実です。