二次利用

解説

二次利用は、社内マニュアルを顧客向けFAQに転用したり、問い合わせへの回答文をテンプレート化したりして、既存の文書を別の場面で使うことです。二次利用は一から書くより速く記事を作れるため、記事の本数を増やしたいヘルプセンターやFAQサイトの立ち上げ期に向いています。なお、一般には、著作物を元の用途とは別の形で利用することも二次利用と呼びます。

実務での使われ方

社内マニュアルを公開用に転用するときは、社内用語や未公開の情報が混ざらないように注意します。社内マニュアルには、略語、管理画面の名称、開発中の機能名、担当者向けの補足が含まれているためです。したがって、公開用へ転用する際は、次の4点を削除します。

• 社内でしか通じない略語
• 顧客が触れない管理画面の操作手順
• 未公開の機能名やリリース予定
• 対応方針を示した社内向けの注記

また、転用した記事の確認は、転用作業をした担当者だけで済ませず、その領域の問い合わせを受けていない担当者にも依頼します。前提知識を持たない担当者が読むと、社内の前提に頼った言い回しを見つけやすくなるためです。

注意点

転用元の文書を更新したときは、転用先の文書も修正する必要があります。そのため、転用先の記事には、どの文書から持ってきたかを記録しておきます。記録があれば、転用元を更新したときに、修正が必要な転用先を漏れなく探せます。

さらに、他者が著作権を持つ文章や画像を二次利用する場合は、著作権法で認められた引用などの例外を除き、権利者の許諾が必要です。ただし、引用として利用する場合も、出所の明示などの条件を満たす必要があります。