予約フォーム

解説

予約フォームは、空いている日時の枠を示し、顧客に都合のよい枠を選んでもらう形式の受付フォームです。サポート領域では、コールバックの受付、オンライン相談の日程調整、ウェビナーの申込み、訪問サポートの依頼などで使われます。

実務での使われ方

予約フォームを使うと、日程調整のやり取りを少ない回数で済ませられます。日程調整は、メールで行うと往復が増えやすい業務です。一方で、空き枠を提示して選んでもらう形にすれば、顧客は1回の操作で予約を確定できます。待ち時間の代わりに折り返しの時間を指定してもらうコールバック予約も、同じ発想の仕組みです。

さらに、受付後の連絡と変更の手段まで含めて運用を決めておきます。枠を押さえるだけでは、当日に担当者が不在という事故が起こります。そのため、次の点を確認します。

• 予約が入った時点で、担当者の予定表に反映されるか
• 受付直後の自動返信に、日時と変更方法が書かれているか
• 前日にリマインドのメールが送られるか

また、キャンセルや日時変更の導線を画面に出しておけば、「予約を変更したい」という電話も減らせます。

注意点

聞く項目を増やすほど、予約は途中で止まりやすくなります。予約の時点で必要なのは、日時と連絡先、相談したい内容の見出し程度です。住所や契約番号まで求めると、手元で調べるために離脱する人が出ます。したがって、詳しい情報は予約確定後のメールで依頼するか、当日の冒頭で確認するほうが、最後まで進んでもらえます。