自動返信メール

解説

自動返信メールは、フォーム送信後に顧客へ自動で送られる受付確認メールです。社内向けの「通知メール」とは向き先が違います。

控えと受付番号を載せて後から参照できるようにする

• 受け付けたことと、受付日時・受付番号
• いつまでに返事が来るかの目安（営業日ベースで明記）
• 送信された内容の控え
• 内容に誤りがあった場合の連絡方法
• 返信不要な自動送信であることの明示

受付確認と目安時間が重複送信と催促を減らす

受付確認が届かないと、顧客は「送れているのか」を確かめるために重複送信したり電話したりします。目安時間を明記しておくだけで、「まだですか」という催促も減ります。