自動返信メール

解説

自動返信メールは、問い合わせフォームの送信やメールでの問い合わせを受け付けた際に、システムが顧客へ自動で送る受付確認のメールです。顧客に送る自動返信メールは、担当者など社内に向けて送る「通知メール」とは送り先が異なります。

種類

自動返信メールには、受付番号や送信内容の控えを載せ、顧客があとから参照できるようにします。主な記載項目は次のとおりです。

• 受け付けたことと、受付日時・受付番号
• 返事が来るまでの目安（営業日ベースで明記）
• 送信された内容の控え
• 内容に誤りがあった場合の連絡方法
• 返信不要な自動送信であることの明示

実務での使われ方

受付確認と目安時間を伝えることで、自動返信メールには重複送信と催促を減らす効果が期待できます。顧客は、受付確認のメールを受け取れないと、問い合わせが送れているのかを確かめるために再送信したり、電話をかけたりすることがあります。さらに、返事が来るまでの目安を明記しておくと、「まだですか」という催促を減らす効果が期待できます。