通知メール

解説

通知メールは、フォームが送信されたことや新しい問い合わせが届いたことを、社内の担当者に知らせるメールです。宛先を個人のアドレスだけにすると、その人が休んだ日に気づく人がいなくなります。部署で共有するアドレスへ送る形にし、迷惑メールに振り分けられていないかを導入時に確かめておきます。

件数が増えるとメール通知だけでは対応状況を追えなくなる

件数が少ないうちはメールを見て対応する形で回りますが、増えると問題が出ます。

• 誰が対応中かが見えず、二重対応や対応漏れが起きる
• 未対応がどれだけ残っているかが分からない
• 対応にかかった時間や件数を集計できない
• 担当者の受信ボックスに埋もれ、見落とす

これらは、共有受信箱やチケット管理へ移行する判断の目安になります。