通知メール

解説

通知メールは、フォームが送信されたことや新しい問い合わせを受け付けたことを、社内の担当者に知らせるメールです。フォーム作成ツールでは、回答者本人に送る自動返信メールと区別して、管理者や担当者向けのメールを通知メールと呼びます。

実務での使われ方

通知メールの宛先を個人のアドレスだけにすると、その人が休んだ日に気づく人がいなくなります。そのため、部署で共有するアドレスへ送る形にします。

さらに、導入時には、通知メールが迷惑メールフォルダに振り分けられていないかを確認しておきます。

注意点

件数が増えると、メール通知だけでは対応状況を追えなくなります。件数が少ないうちはメールを見て対応する形で回りますが、件数が増えると次の問題が出ます。

• 誰が対応中かが見えず、二重対応や対応漏れが起きる
• 未対応がどれだけ残っているかが分からない
• 対応にかかった時間や件数を集計できない
• 担当者の受信ボックスに埋もれ、見落とす

上記の問題が目立ってきたら、共有受信箱やチケット管理へ移行する判断の目安になります。