ビジネスフォーム

解説

ビジネスフォームは、申し込み、契約、請求、問い合わせなど、企業の業務手続きで情報をやり取りするために使うフォームです。本用語集では、紙の申込書や請求書のような帳票と、Webサイト上の問い合わせフォームや申し込みフォームを含む総称として扱います。なお、印刷業界では、ビジネスフォームを紙の帳票に限った意味で使います。たとえば、日本印刷産業連合会の印刷用語集は、ビジネスフォームを「事務処理用に用いられる書式の決まった帳票」と説明しています。

種類

ビジネスフォームは、主に次の2つに分けられます。

• 紙の帳票：申込書、請求書、契約書、アンケート用紙など、決まった書式で印刷された書類。手書き用と機械印字用がある
• Webフォーム：問い合わせフォーム、申し込みフォーム、資料請求フォーム、会員登録フォームなど、Webサイト上で入力して送信するフォーム

実務での使われ方

古い様式の帳票が顧客の手元に残ると、書類の差し戻しが起きます。帳票の様式を改訂しても、印刷済みの用紙やダウンロード済みのファイルは顧客の手元に残るためです。古い様式で提出された書類は受理できず、再提出を依頼することになり、そのやり取りがそのまま問い合わせ件数になります。したがって、窓口では、ファイルを直接送るよりも、配布元のページを案内して最新版を取得してもらうほうが確実です。また、帳票名や余白に改訂年月を入れておけば、問い合わせを受けた時点で、顧客がどの版を見ているかを確認できます。

注意点

社内で「フォーム」とだけ言うと、紙の帳票とWebフォームのどちらを指すのかで認識がずれることがあります。そのため、文脈のない場面では「帳票」「Webフォーム」のように言い分けます。