閲覧権限

解説

閲覧権限は、情報を見ることができる利用者の範囲を定める設定で、編集や削除を許可する権限とは区別して扱います。FAQサイトやヘルプセンターでは、記事ごとに「誰まで見せるか」を設定します。たとえば、全公開、ログイン会員のみ、特定プランの契約者のみ、社内ユーザーのみ、といった段階を持たせる例があります。

実務での使われ方

FAQ記事の閲覧権限は、読み手の段階に合わせて分けるのが原則です。契約先にしか関係のない内容を全公開すると、検討段階の見込み客を混乱させるおそれがあります。逆に、導入前に知りたい内容を会員限定にすると、検索エンジンからの流入の機会を失います。

また、閲覧権限の区分を細かくしすぎると、記事ごとにどの区分を選ぶかの判断が現場で揺れます。そのため、区分は運用できる数に抑え、迷ったときの既定値を決めておきます。既定値があれば、設定漏れによって情報を出しすぎる事態を防げます。

注意点

閲覧権限の設定ミスは、管理画面にログインしたままでは気づけません。そのため、公開前にログアウトした状態やブラウザのプライベートウィンドウで実際のURLを開き、想定どおりに閲覧できるか、あるいは閲覧を拒否されるかを確認します。さらに、会員限定の記事が検索エンジンに拾われていないかも、あわせて確認しておきたい項目です。