社内ポータルサイト

解説

社内ポータルサイトは、従業員が業務に必要な情報、申請、各種システムへたどり着くための入口となるWebサイトです。規程や書式、社内連絡、業務システムへのリンクを一箇所に集め、探す時間を減らす役割を担います。閉じたネットワーク環境そのものを指すイントラネットに対して、社内ポータルサイトが指すのは、その上に置かれる入口のことです。

顧客向けのサポートポータルと同じ発想で設計できる

顧客向けのサポートポータルがFAQと問い合わせ窓口を1か所にまとめるのと同じ発想で、社内ポータルサイトは社内マニュアルと社内ヘルプデスクの窓口をまとめます。よくある質問を先に読める状態にしておけば、同じ内容の問い合わせが窓口に届く回数を抑えられます。顧客向けと違うのは集める範囲で、人事・総務・情報システムと持ち主の分かれた文書を1つの入口に寄せ、申請フォームとその根拠になる規程を隣り合わせに置いておくと、従業員は部署のページを往復せずに済みます。

置いただけでは使われず検索と更新が要る

リンクを並べただけのページは、数か月で誰も開かなくなります。全文検索が効くこと、文書の持ち主と更新日がわかること、古い文書が検索結果の上位に残らないことが、使われ続けるための条件です。トップページに何を置くかを議論する前に、検索して目的の文書に届くかどうかを確かめてください。