社内ポータルサイト

解説

社内ポータルサイトは、従業員が業務に必要な情報、申請、各種システムにアクセスするための社内向けの入口となるWebサイトです。社内ポータルサイトは、規程や書式、社内連絡、業務システムへのリンクを一箇所に集め、従業員が情報を探す時間を減らす役割を担います。なお、イントラネットは、企業内の限られた範囲で通信するためのネットワークそのものを指します。一方で、社内ポータルサイトは、イントラネットなどの上に置かれる、情報や業務への入口を指します。

実務での使われ方

社内ポータルサイトは、顧客向けのサポートポータルと同じ発想で設計できます。顧客向けのサポートポータルがFAQと問い合わせ窓口を1か所にまとめるように、社内ポータルサイトは社内マニュアルと社内ヘルプデスクの窓口をまとめます。よくある質問を先に読める状態にしておけば、同じ内容の問い合わせが社内ヘルプデスクに寄せられる回数を抑えられます。

一方で、顧客向けのポータルと異なるのは、集める情報の範囲です。社内ポータルサイトでは、人事・総務・情報システムなど、管理する部署が異なる文書を1つの入口に集めます。さらに、申請フォームと根拠になる規程を隣り合わせに置いておくと、従業員は部署ごとのページを行き来せずに済みます。

注意点

社内ポータルサイトは、リンクを置いただけでは使われにくいため、検索と更新の仕組みが必要です。リンクを並べただけのページは、時間がたつにつれて開かれなくなりがちです。使われ続けるためには、全文検索が機能すること、文書の管理者と更新日が分かること、古い文書が検索結果の上位に残らないことが条件になります。したがって、トップページに何を置くかを議論する前に、検索して目的の文書にたどり着けるかを確かめてください。