マニュアル粒度設計

解説

マニュアル粒度設計は、作り始める前にマニュアル1件が扱う範囲と詳しさの基準を揃えておく作業です。ここを決めずに複数人で書くと、文章量も分け方もばらばらになり、後から揃えるのに作り直す以上の工数がかかります。読み手が探しているのは業務の全体像か、目の前の1操作か。その想定が書き手の間で食い違ったまま進むことが、ばらつきの主な原因になります。

1件の範囲と詳しさを書き始める前に決める

• 1件で扱う業務の単位（業務全体か、作業1つか）
• 前提知識をどこまで想定するか
• 例外ケースを本文に入れるか、別途分けるか
• スクリーンショットをどのステップに付けるか

決めた内容は口頭で共有せず、見本となる1件を先に書いて全員に配るのが確実です。文章で基準を書くより、実物を1つ示したほうが揃います。

細かく割りすぎると横断する手順が追えなくなる

1件を小さくすれば検索性は上がりますが、複数の文書を行き来しないと一連の作業が終わらなくなります。逆に大きくまとめると、必要な箇所にたどり着くまでのスクロールが増えます。判断の目安は、応対中に参照する文書か、研修時に通して読む文書かという用途の違いです。

例外の置き場所を決めておくと本文が荒れない

まれにしか起きないケースを本文に差し込んでいくと、標準の手順が読み取りにくくなります。例外は末尾にまとめるか別記事に切り出し、本文からは条件と行き先だけを示す形にしておくと、追記が続いても構成が崩れません。