要件定義

解説

要件定義は、ツール導入やマニュアル整備に着手する前に、目的、対象範囲、必須条件を文書にする工程です。発注する側が作る文書で、現場の担当者に実際の手順を確認しながら書くと抜けが減ります。後から要望が増えた際に、どこまでを当初の範囲としていたかを示す資料にもなります。

機能一覧より先に、減らす件数の目標を決める

機能一覧から入ると、ツール比較の議論になり、本来の課題が見失われます。「どの問い合わせを何割減らすのか」「どの工程の何分を削るのか」といった形で、先に目標を置くのが確実です。