画像送信

解説

画像送信は、顧客がエラー画面や現物の写真を送って状況を伝える方法です。問い合わせフォームやチャット、メールに添付の仕組みを用意して受け付けます。エラーコードの読み間違い、傷や変色の程度、配線のつなぎ方といった内容は、文章にすると確認の往復が増えます。画像があれば担当者は現物を見ながら判断でき、破損の申し出では状態の記録としても使えます。

受け付ける形式と容量を先に決めておく

対応する拡張子、1件あたりの上限容量、送信できる枚数を決めて案内文に書いておかないと、送信に失敗した顧客から追加の問い合わせが発生します。受け取ったファイルはウイルスチェックを通し、保存場所と保存期間、削除の手順まで運用に組み込みます。動画まで受けるかどうかも、回線と保管容量を踏まえて判断します。

写り込んだ個人情報の扱いを決めておく

写真には、送り主以外の人の顔、住所が読み取れる書類、他社の資料が写り込むことがあります。個人情報保護法のもとでは、取得した個人情報を利用目的の範囲内で扱い、漏えいを防ぐための安全管理措置を講じることが求められます。画像を閲覧できる担当者を限り、不要になったものを残さない運用にします。

出典

• 個人情報保護法等（個人情報保護委員会）