引き継ぎ資料

解説

引き継ぎ資料は、退職や異動で担当者が交代する際に、後任が業務を続けられるよう必要な情報をまとめた文書です。交代が決まってから書き始めると時間が足りません。そのため、日頃から業務の記録を残す運用にしておくと、作成の負担が軽くなります。

実務での使われ方

例外対応や社内の相談先といった情報は、前任者にしか書けません。手順書になっていない例外ケース、特定の顧客との経緯、社内の誰に聞けば早いかといった情報は暗黙知の典型で、前任者に聞かなければ出てこないためです。そこで、書き出しを前任者だけに任せず、引き継ぎ期間中に後任が実際に案件を担当します。後任は詰まった箇所をその場で前任者に聞き、資料に書き足していきます。この進め方にすると、必要な情報が資料に残ります。さらに、後任が資料だけを読んで一人で業務を進められるかを、引き継ぎ期間中に試してもらうと確実です。

注意点

引き継ぎ資料は、引き継ぎ後にマニュアルやFAQへ反映するところまで決めておきます。引き継ぎ資料を作成したまま放置すると、次の担当交代で再びゼロから作ることになるためです。したがって、資料の中で今後も使える内容は、マニュアルやFAQへ反映する工程までをセットで決めておきます。